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8 erros na gestão de obras, você comete algum destes?

Desenvolver o controle sobre todos aspectos dos projetos de obra é fundamental para manter o orçamento da construção civil adequado, então, não cometa essas falhas!

Você normalmente não tem muito tempo para pensar em quais são os motivos para sua construtora ter um desempenho insuficiente. Seu foco é resolver problemas. Tudo depende do seu aval. Nenhum projeto de construção vai para frente se não estiver sempre por perto. E a gestão de obras passou a ser sua principal missão de vida.

Ser o grande responsável pelo sucesso da empresa é uma tarefa pesada. Em um mesmo dia você precisa resolver conflitos entre colaboradores, cobrar fornecedores e checar o capital de giro da empresa. Sobra pouco tempo, por exemplo, para acompanhar e desenvolver o orçamento na construção civil.

Considerar que está tudo certo pois os projetos foram orçados no início, não garante um bom futuro para a construtora. O orçamento precisa ser sempre refeito, pois os produtos, ou seja, os resultados de obras da construção civil são desenvolvidos a médio e longo prazos. Isso torna as incorporadoras e construtoras vulneráveis ao mercado.

Para as PMEs (Pequenas e Médias Empresas) é ainda pior!

Então, a pressão sobre você é interminável. Tem que acompanhar tudo e não pode deixar a controladoria nas mãos de ninguém.

Esse cenário precisa mudar!

Listamos oito erros que você deve evitar para começar uma revolução dentro da construtora. Tire um momento do seu dia para avaliar se está cometendo algum deles.

1 – Misturar gastos na gestão de obras

Em um projeto de obra, você tem despesas diretas e indiretas. Neste caso, tudo que é gasto com a execução pertence a esfera operacional e aos custos diretamente relacionados ao produto base da empresa.

Água, luz, telefone, materiais de almoxarifado e outras despesas administrativas são, sim, bancadas pelos projetos, mas não podem ser diretamente ligados a ele. Para manter as finanças da empresa organizadas, estabeleça centros de custos. Isso facilita a análise do que mais têm comprometido o fluxo de caixa.

Ao realizar esse procedimento, você evita misturar, inclusive, gastos entre obras. Quando isso acontece, o prejuízo de um projeto de construção acaba sendo camuflado pelo de outro. O que não permite a você tomar decisões estratégicas que evitem a perda do dinheiro da construtora.

2 – Não ter assertividade nos orçamentos da construção civil

Para conquistar o cliente você precisa oferecer o orçamento da construção civil rapidamente. Por isso, nem sempre tem tempo para fazer todos os cálculos necessários, conforme cada etapa do processo de construção.

Quando não existe assertividade no cálculo do orçamento, a construtora pode acabar cobrando a mais ou a menos. Qual seria, então, a melhor forma de chegar a um valor justo?

Isso é fácil: você precisa da ajuda da tecnologia na gestão de obras.

Alguns sistemas voltados a construtoras como a sua, resolvem a tarefa de orçar uma empreitada de forma simples e rápida. Isso porque, eles contam com templates prontos e valores-padrão. O que torna necessário preencher apenas alguns campos, fornecendo detalhes sobre a metragem do projeto, entre outros dados.

Com a informações fornecidas ao software, basta gerar o documento da proposta e enviar ao cliente. Assim, sua construtora não corre o risco de abandonar a obra no meio do caminho, pois foi assertiva desde o primeiro contato com o cliente, cobrando dele um valor justo e bem calculado.

3 – Extrapolar o orçamento da obra

Desde a terraplanagem até a escolha dos revestimentos é preciso manter o controle do orçamento, de modo que você saiba sempre se os desembolsos estão dentro da previsão. Mas fazer essa estimativa em planilhas pode induzir você ao erro, pois nem sempre haverá tempo hábil para mantê-las atualizadas.

O registro de suas movimentações financeiras e contábeis, quando não centralizado por sistema, acaba gerando o retrabalho. Ou seja, o administrativo tem que preencher em várias planilhas mais de uma vez a mesma informação. Se alguma falha humana ocorre, seu orçamento fica comprometido.

Então, você não sabe se está gastando demais porque não há um controle eficiente dos investimentos que a construtora realiza em cada etapa. Por isso, além de o orçamento de obra ser bem feito, deve ser bem acompanhado.

Não adianta deixar para descobrir no final do projeto se teve lucro ou prejuízo!

Uma forma de não extrapolar no orçamento é parar de olhar o saldo da conta e reconhecer que é preciso encontrar uma ferramenta melhor no controle dos investimentos.

4 – Não misturar as finanças pessoais às da empresa

Se comprou qualquer material voltado aos projetos de obra com o seu cartão de crédito, a luz vermelha acendeu para você. Se usou o caixa da empresa para pagar uma despesa pessoal, o alerta vermelho piscou novamente.

A sua renda pessoal deve estar totalmente desvinculada da empresa. Estipule um valor para pro-labore, estabeleça um orçamento claro e assertivo e resolva desafios financeiros do seu negócio com os recursos dele. Tapar buraco, não vai ajudar a identificar o real problema financeiro!

O mesmo vale para aquela ideia tentadora de aumentar seus rendimentos no final do ano. Você merece, sim. Mas primeiramente garanta o futuro da empresa.

5 – Demorar pra entregar orçamento para possível cliente

Há cerca de uma década a construção civil teve um boom. O que acarretou inclusive a escassez de materiais e a alta dos preços. Hoje, o mercado se estabilizou e o PIB do setor está em queda pelo quinto ano consecutivo.

Nesse momento de incerteza, você precisa ter os consumidores por perto. Uma das formas de fidelizá-los é responder prontamente aos anseios deles. Se  a sua empresa não o fizer, outra fará. Além disso, busque oferecer oferecer algo diferente ao cliente já no orçamento.

A tecnologia certa, permite que você conte com um diferencial!

Imagine que o cliente possa ser atendido por um portal online, no qual acompanhe o dia a dia da obra e compreenda as despesas de cada etapa. Isso já é possível com a tecnologia, de modo que você consiga eliminar a comunicação informal e ofereça sempre respostas em tempo real.

6 – Não pagar em dia os fornecedores

“O cliente sempre tem razão”. Saiba que essa máxima, muito popular, vale para todos, menos para você que quer o sucesso da construtora. Você já pagou contas em atraso mesmo tendo saldo? Isso é indício de falta de organização.

Todo negócio pode ter suas razões para não pagar em dia os fornecedores, mas essa falha gera quatro consequências inevitáveis?

  1. Perder chances de desconto;
  2. Não gerar confiança no mercado;
  3. Acabar comprando sempre do fornecedor mais caro.
  4. Gastos com pagamentos de juros.

Organize o orçamento na construção civil e não passe por esses apuros! Afinal, é na hora de pagar o fornecedor que você pode cair na bucha do cartão de crédito e dos empréstimos mal planejados.

7 – Falta de tempo

Até agora, você já experimentou uma ou mais dessas falhas?

Saiba que elas são, sim, o motivo do seu estresse. Esse sentimento incômodo faz você perder o rumo da empresa e a visão clara que precisa ter do negócio. Além disso, o próprio trabalho acaba perdendo o propósito de ajudar você a construir relações pessoais mais significativas e duradouras com a sua família e amigos.

Se você vive apagando incêndio na gestão de obra e não possui tempo, não conseguirá organizar a sua construtora. É sinal de que precisa investir mais na organização dos processos internos do negócio.

8 – Não realizar a gestão administrativa

A sua construtora tem poucos funcionários. Um ou mais deles são responsáveis pelo administrativo. Isso significa que ficam incumbidos de realizar as compras, tanto para as obras quanto para a manutenção da sede da empresa.

É o setor administrativo que faz contato com fornecedores, clientes, instituições bancárias e parceiros de projeto. Por cuidarem de tarefas diversas, é preciso que cada uma delas seja pautada em procedimentos claros. Não basta fazer a obra acontecer, é preciso organizar o administrativo e se preocupar em fazer boas compras, além de pagá-las em dia.

O grande erro aqui está em não ter:

  • Documentos formatados para ordem de compra e para ordem de serviço;
  • Um canal formal de comunicação com o cliente;
  • Um registro de contatos com os fornecedores;
  • Arquivos de contrato com cliente, fornecedores e parceiros organizados na nuvem e em pastas físicas.

Sem o básico, como o assistente administrativo contestará o preço do carreto de saibro com o fornecedor, caso acredite que esteja acima do combinado?

Fique de olho nessas falhas e nas dicas que o blog Obra Prima traz para a sua construtora e para você terem mais sucesso.