Depois de uma experiência ruim com a tecnologia para a construção civil, a Base Engenharia encontrou o Obra Prima. Saiba mais sobre essa história.

Há uma década os irmãos Daniel e Rafael Silva Pinto fundaram a Base Engenharia. Desses dez anos, sete se passaram com os projetos de obra sendo resolvidos em planilhas. Foi quando decidiu implementar um ERP (Enterprise Resource Planning) para construtora, que a dupla começou a experimentar ainda mais o potencial de crescimento do negócio.

E 2019 não simboliza somente um ano de virada de década, tem se tornado um marco de expansão da construtora paulista para o território brasileiro. Com projetos em Manaus, Uberlândia e Macapá, além de São Paulo, os irmãos estabelecem metas ousadas de crescimento pautado do modelo de negócio da construção conhecido como retrofit.

São obra rápidas, geralmente de reforma, conduzidas para renovação, reparo e readequação de ambientes às normas construtivas. Nesse modelo de negócio pautado pela inovação nos serviços de construção, a Base Engenharia já teve muitos clientes de peso. Entre eles estão o Hospital Israelita Albert Einstein, o SESC e vários shoppings e lojas de São Paulo.

Rafael é engenheiro e Daniel administrador. Juntos eles trilham a trajetória de crescimento da Base Engenharia. Mas esses e outros movimentos não seriam possíveis sem a tecnologia na construção civil.

Entenda como Obra Prima entrou nessa caminhada de sucesso!

Quando se torna necessário ERP para construtora

Por muitos anos, Daniel liderou as tarefas administrativas como diretor financeiro e sócio da Base Engenharia sem o apoio de uma tecnologia de peso. As planilhas foram bastante úteis nessa caminhada, mas começaram a se tornar limitadas.

Na trajetória de crescimento da empresa, o diretor pontua que, se tivesse apenas um contrato, talvez não fosse preciso investir em tecnologia para a construção civil e gestão. Mas como hoje toca cinco projetos de obra simultaneamente, é extremamente necessário contar com um ERP para a construtora.

“No cenário atual é preciso ter um sistema de gestão”, constata o diretor financeiro, que explica: “o volume de obras infla a estrutura da empresa”. É preciso contratar mais funcionários e saber delegar tarefas. Ao mesmo tempo, faz-se necessário manter a integração dos processos.

Com esse desafio em mente já há três anos, Daniel foi em busca de um sistema de gestão especializado. Mas se engana quem pensa que ele encontrou o Obra Prima logo de primeira.

Houve um grande aprendizado no meio do caminho de experimentação tecnológica da Base!

Os irmãos constataram, da pior forma, como nem sempre a tecnologia na construção civil ajuda.

Como o sistema de gestão pode criar desafios

No momento em que se busca um sistema de gestão de obras, o objetivo é encontrar o melhor. E foi isso o que pautou a escolha do primeiro ERP da construtora. Mas o resultado foi extremamente frustrante. Ao invés de ganhar velocidade nos processos, o diretor nem conseguiu fazer a ferramenta entrar em operação.

“A gente já buscava um sistema. Era uma empresa enxuta. Vimos que não era a ferramenta ideal de gestão naquele momento, pois iria demandar muito da equipe e não tínhamos efetivo disponível e nem mesmo necessidade de um nível de detalhe tão grande. Acabaria burocratizando demais o nossos processo interno”, relembra Daniel.

O que é bastante improdutivo!

Da lista de pontos negativos do primeiro sistema, Daniel destaca os seguintes desafios:

• Linguagem do sistema precisava ser mais intuitiva;
• Implementação teria que ser simplificada, sem necessitar da presença de um consultor da empresa por mais de uma semana;
• Haviam muitas etapas a cumprir até o sistema começar a rodar.

Mas ele não desistiu de buscar uma alternativa, pois a empresa precisava “de uma ferramenta mais simples e com o mesmo nível de informação”.

Nesse momento, Obra Prima entra em cena nas pesquisas de mercado realizadas pela Base Engenharia. Foi só fazer o cadastro para começar a usar a ferramenta no modo de teste.

E o grande diferencial do segundo e último sistema usado pela Base é resumido pelo diretor: “Cadastramos a empresa na versão gratuita e na mesma semana estávamos rodando”.

Etapas de uso do sistema na Base Engenharia

Daniel afirma que hoje usa quase 100% das funcionalidades do Obra Prima. Praticamente todos os setores da Base Engenheria lidam com o sistema. São 12 usuários ativos nas áreas de compras, Recursos Humanos (RH) e administrativo financeiro, além de técnicos internos e externos.

São 10 etapas principais de uso do sistema, desde a chegada de um novo contrato até a gestão diária dos projetos de obra. Confira como elas se sucedem:

1. Proposta aprovada pelo cliente;

2. Setor de suprimentos cadastra o orçamento;

3. Equipe técnica manda solicitações de compra;

4. Compras gera o mapa de cotação;

5. Diretoria aprova o mapa de cotação ideal;

6. Ordem de serviço é enviada para os fornecedores;

Seguindo essas etapas pelo sistema, o material chega à obra em no máximo três dias. E o processo continua.

7. Nota Fiscal chega à obra e é recebida pelo administrativo em malotes;

8. O contas a pagar cadastra os documentos fiscais no sistema;

9. Financeiro acompanha e faz a programação bancária, tendo visão completa da alocação de custos, sabendo quanto está sendo gasto;

10. RH faz apontamento das horas trabalhadas no centro de custos de cada projeto.

A participação do Obra Prima em todas as fases dos processos de gestão da construtora fortalece e consolida o crescimento da Base Engenharia.

Benefícios do uso do Obra Prima

Com três anos de uso da solução, Daniel conhece o bastante das funcionalidades para destacar alguns benefícios. De todas as tarefas realizadas no Obra Prima, os maiores ganhos estão, segundo ele, no relacionamento com os fornecedores.

É possível mandar automaticamente uma solicitação padrão para vários vendedores, mantendo uma classificação interna para o serviço prestado por eles. Quando as propostas chegam, é possível gerar algumas versões automáticas do mapa de cotação. O que permite uma decisão de compra mais inteligente e segura.

Por isso, Daniel destaca o Portal do Fornecedor, dentre todos os módulos de operação do Obra Prima. A velocidade de compra hoje é muito maior, assim como a de compartilhamento de informações. O que, segundo ele, beneficia e impacta positivamente na performance do administrativo e do operacional.

Crescimento anual de 35% mantido nos último 3 anos

A Base começou a usar Obra Prima no final de 2016 e, desde então, mantém seu crescimento anual de 35%.

Isso mesmo!

A empresa conseguiu atravessar o auge da crise de 2017 sem abalar essa margem de crescimento. Para 2019, os irmãos esperam superar essa marca com ajuda da tecnologia na construção civil.

“Há uma perspectiva de melhora do mercado, e a Base Engenharia tem o sistema para construtora do qual precisa para continuar potencializando o crescimento”.

Conheça e experimente Obra Prima e descubra como a tecnologia pode trazer mais produtividade. Comente abaixo sobre sua experiência!

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