Como otimizar a cotação de insumos para as obras?

Sua construtora sabe como oferecer os melhores custos para o cliente sem abrir mão da sua margem de lucro? Tudo depende da cotação de insumos otimizada. Descubra como fazer.

Orçamentos de obras são um dos pontos cruciais do planejamento de projetos. 

Saiba mais sobre o orçamento de obras aqui! > 

Todo o desenvolvimento da obra depende de considerar valores e margens de lucro de maneira adequada, inserir taxas e tributações para que, durante a execução, não falta dinheiro.

Elaborar um orçamento sem erros é, para muitas construtoras um dos principais desafios. 

Na maioria das vezes o maior problema não está nem em considerar custos indiretos e margens de lucro, mas na cotação de insumos.

Ainda que num primeiro momento realizar essa pesquisa pareça simples, nem sempre a construtora consegue considerar todas as variáveis de mercado e acaba sentindo uma grande diferença de preço na hora da compra de materiais e contratação de serviços.

  • Será que é possível pensar a cotação de insumos de forma mais estratégica? 
  • É possível se prevenir contra surpresas desagradáveis e custos muito mais latos? 

Sim, é possível.

Mais do que ter um orçamento correto em mãos, uma cotação otimizada permite que a construtora reduza custos da obra. 

Imagine só o tamanho do diferencial de uma construtora que consegue manter uma boa margem de lucro e que, de quebra, oferece ao cliente um custo mais baixo para o projeto.

Se sua construtora já conhece as principais etapas do orçamento de obras, agora é hora de descobrir como otimizá-lo. Acompanhe.

ERP, o sistema de planejamento de uso de recursos, é a solução?

Uma das ferramentas mais conhecidas por construtoras para controlar os processos de  obras e que auxilia muito na cotação de insumos é o ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, um planejador de uso de recursos.

Essas plataformas possuem a facilidade de unificar diversas etapas dos projetos, como cotação orçamento e planejamento, entre outros, garantindo melhor visualização dos processos, sincronizando dados e facilitando decisões.

A possibilidade de otimizar desempenhos com essas ferramentas é real e visível, trazendo diversas facilidades para as construtoras e aumentando a competitividade e lucratividade dos negócios.

Ainda assim, para muitas empresas plataformas ERP para construtoras acabam sendo muito complexas e podem causar muita dor de cabeça se sua construtora não está habituada. 

Buscar alternativas mais simples e que ofereçam resultados semelhantes é essencial nesses casos.

Para que todo o planejamento de cotação de insumos seja eficiente e garanta o melhor aproveitamento dos recursos é essencial encontrar processos simples e verdadeiramente efetivos. 

Encontrar melhores práticas que atendam as necessidades da empresa, em muitos casos, é mais importante que pensar no ERP.

Passos simples para otimizar a cotação de insumos para as obras

Não importa se sua construtora ainda controla processos em planilhas ou se acompanha as mudanças do mercado e otimiza os processos com sistemas especializados, nunca é possível deixar de lado os elementos mais básicos.

Muitas vezes uma cotação eficiente depende apenas de organizar de maneira clara as informações que a construtora já possui. 

Ainda que seja na velha amiga planilha do Excel, apresentar dados de forma clara e olhar para eles de maneira estratégica pode mudar sua cotação para futuras obras da água para o vinho.

Acompanhe aqui alguns passos simples para transformar experiências em vantagens e conquistar os melhores resultados para seu orçamento com uma cotação de insumos impecável.

Passo 1 – Fornecedores: quem são, onde vivem, o que comem?

Toda construtora tem sua lista de fornecedores parceiros com números de telefone, nomes da empresa e vendedores e endereço. 

Parece um bom controle, mas não passa nem perto de atender as necessidades reais de uma obra.

É preciso realmente conhecer seus fornecedores e entender de que maneira os serviços prestados por eles interagem com seus projetos. 

Se você ligar a TV em um programa sobre leões, fazendo um paralelo, o repórter não vai te contar que ele come carne e caça na savana, mas te mostrar as particularidades da relação entre eles e os outros animais.

Bom, parece besteira, mas é exatamente isso que você precisa fazer com seus fornecedores: avaliar cada passo. 

Dê notas para os serviços prestados, estabeleça critérios e use essas informações para decidir com quem comprar.

Algumas perguntas, que se transformam em critérios, que sua construtora pode usar são:

  • Os produtos tinham qualidade?
  • Foram entregues dentro dos prazos combinados?
  • O atendimento foi rápido e eficiente?
  • Os insumos sofreram danos no transporte?
  • As documentações necessárias foram entregues (garantias de materiais, notas fiscais e etc.)?
  • Houve margem de negociação de preços?

A resposta para cada uma dessas perguntas ajuda a entender de que maneira os fornecedores trabalham e como o serviço oferecido por eles impacta na sua obra. 

Um fornecedor que constantemente atrasa entregas, por exemplo, coloca a construtora em grandes riscos de não cumprir o cronograma da obra.

Avaliar essas informações para cada fornecedor e, mais importante ainda, para cada compra feita, é uma prática que não toma muito tempo e que pode ajudar muito em futuras cotações.

Passo 2 – Seja fiel, mas não muito

Conhecer seus fornecedores é essencial, estabelecer boas relações é indispensável e ser fiel a eles pode render muitas vantagens e benefícios. 

Não é raro conseguir prazos maiores e descontos com um fornecedor que já trabalha com sua construtora a muito tempo.

Ainda assim, cotação e compra de insumos é uma relação de negócios e não um casamento e, como diz o ditado, existem muitos outros peixes no mar. 

Buscar novos fornecedores constantemente e saber o que eles oferecem de diferente é muito importante.

Calma, conhecer os concorrentes do seu fornecedor não precisa significar trocar de fornecedor. 

Muitas vezes com as informações que você consegue no concorrente é possível negociar melhor com seus parceiros e conseguir mais vantagens nas compras.

Nunca esqueça: a base da cotação de insumos sempre foi e sempre vai ser pesquisa de valores e oportunidades do mercado.

Passo 3 – De olho nas datas de pagamento

Mais do que conhecer valores dos fornecedores, a construtora deve ficar muito atenta a prazos de pagamento. 

Nunca é bom perder o controle financeiro e atrasar contas. 

Saber quais as formas de pagamento praticadas pelos fornecedores é essencial para organizar o uso dos recursos da empresa.

Cada fornecedor trabalha com um tipo de parcelamento e saber o que cada um deles oferece é essencial para otimizar sua cotação de insumos. 

Existem 3 formas mais comuns de pagamentos entre os fornecedores:

  • À vista;
  • Entrada + parcelas para 30 e 60 dias;
  • Primeiro pagamento em 28 dias e restante em 56 dias.

Quando o insumo adquirido é um serviço é possível, ainda, que a construtora tenha a opção de pagar metade como entrada e a segunda parte apenas quando o trabalho for finalizado.

Como saber o que o fornecedor estabelece como forma de pagamento? Lembra da planilha do passo 1? 

É o único jeito de não ter que perguntar todas as vezes, mas é sempre bom ter em mente que o fornecedor pode mudar a qualquer momento como prefere receber. Na dúvida, sempre pergunte no momento de fazer a cotação.

Passo 4 – De olho na barganha

Você sabe os preços de cada fornecedor, sabe as formas de pagamento, sabe o que os concorrentes deles praticam, agora é hora de negociar para conseguir uma cotação de insumos que se encaixe nas necessidades da construtora.

Pense em cada detalhe, custo de entrega, volumes de insumos comprados, use o tempo trabalhando juntos e o que os outros fornecedores fazem para argumentar. 

Muitas vezes um simples frete sem custo pode fazer diferença no uso do dinheiro do orçamento da obra.

Claro, é essencial ter bom senso. 

Ser intransigente nunca vai ser uma solução. Sem entender que seu fornecedor também tem contas para pagar sua construtora pode se transformar de parceira fiel em cliente chata e perder muitas vantagens.

Conhecer o limite da negociação é essencial e, se decidir trocar de fornecedor, faça sem criar brigas. 

Amanhã o fornecedor que não atendia suas necessidades pode ser o que traz mais vantagens. Afinal, cada obra tem uma necessidade diferente e suas compras acompanham essas condições.

Um detalhe importante é: sempre tenha registros das negociações e acordos. 

Seja por mensagem de texto, e-mail ou qualquer outra coisa que você possa salvar, imprimir, anexar aos controles daquela cotação, é importante ter provas.

Se o fornecedor é alguém com quem você trabalha faz tempo e tem uma boa relação, as chances de problemas são pequenas. 

Ainda assim é bom ter como cobrar aquela promessa de desconto feita na cotação se a compra for realizada.

Passo 5 – Cotação em partes e todos

Na hora de cotar insumos não fique muito preso na compra total. 

Muitas vezes o volume de materiais é tão grande que a construtora só pensa no preço final, ou se foca apenas no valor da mão de obra final para o projeto. Lembre-se que pequenos detalhes fazem a diferença.

Não é porque sua compra vai exigir 600 telhas que você não precisa saber o custo de 1. 

Não é porque uma parede leva 6 horas para ser levantada que você não tem que saber quanto pagaria por 1 ou meia hora.

Na construção imprevistos acontecem e, se por acidente do destino, dez telhas se quebram ou uma chuva forte atrasa a obra em algumas horas, sua cotação deve estar pronta para te dizer quanto a mais esse imprevisto vai te custar.

Por isso, ao realizar as cotações de insumos, além de saber o preço da compra peça os valores unitários.

Tecnologia: a melhor amiga da cotação de insumos

No começo do texto falamos sobre como o ERP pode não ser a solução por ser uma plataforma complicada e como algumas práticas podem otimizar muito a cotação feita pela construtora.

Agora é hora de lembrar que não é porque o ERP é difícil de organizar que sua construtora não pode conseguir um caminhão de vantagens com a ajuda de ferramentas digitais.

Existem muitos programas de controle e gestão de compras e cotação que podem ser de grande ajuda para construtoras que não querem perder tempo, informações e detalhes.

Entre as principais vantagens de buscar essas ferramentas estão:

  • Diminuir custos;
  • Automatizar processos;
  • Otimizar a eficiência;
  • Reduzir erros;
  • Melhorar a tomada de decisões;
  • Facilitar na hora de seguir as melhores práticas;
  • Maior controle de estoque;
  • Economia de tempo.

Quando a construtora utiliza ferramentas focadas no controle e gestão dos fornecedores e compras ela tem em um só lugar os dados de todos eles armazenados para comparação. 

Algumas delas ainda possibilitam que a construtora se comunique com os fornecedores, fazendo cotações, negociações e compras em uma só plataforma.

Otimizar o processo de cotação de insumos e aumentar a visibilidade do orçamento e do uso dos recursos se torna muito mais fácil, o que é uma grande vantagem para construtoras, principalmente quando mais de uma obra é administrada ao mesmo tempo.

Otimizar cotação é mais fácil com uma boa Gestão de Obras 

Uma boa ferramenta de gestão de obras, capaz de unificar cada etapa do planejamento de um projeto, facilita muito para garantir que cotações se tornem mais acertadas e que o orçamento seja feito de forma eficiente.

O software de gestão de obra do Obra Prima garante aos clientes exatamente isso: a automação e otimização necessária para alinhar cada etapa e garantir os melhores resultados. 

É um investimento que se paga em economia e redução de riscos.

Não acredita na gente? Então veja como o Obra Prima funciona na prática com o depoimento de um dos nossos clientes e entenda como nosso software pode beneficiar sua construtora.