Está trabalhando muito e não está dando conta de tudo? Vive estressado pois não consegue fazer tudo que precisa fazer? Ou você é do tipo de pessoa que pensa em milhões de coisas ao mesmo tempo e quando vê já está no final do dia e você não conseguiu realizar nem a metade das coisas que passaram pela sua cabeça?

A metodologia Getting Things Done – GTD – (do livro com o mesmo nome em inglês, ou, em português, “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen) é para você!

O GTD é uma metodologia de gerenciamento de tempo que visa a produtividade.  Essa metodologia ajuda a ter o controle de todas as suas atividades, ter foco e estar engajado no que faz sentido em sua vida. É uma metodologia para ter as coisas prontas na sua mente quando você precisa delas.

O GTD tem o intuito de tirarmos o que está na mente e deixá-la livre. Precisamos libertá-la de tudo o que precisamos lembrar no dia a dia para que ela busque coisas novas ou acabamos buscando sempre as mesmas coisas e minimizamos nosso potencial.

Ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo se engajando no que está fazendo. Tem a ver com mente plena (mindfulness), estar presente, e sem preocupações. Hoje em dia, a maioria das pessoas não sofre com o excesso e volume de coisas a se fazer, mas sim com o processo com que abrigam tais demandas em suas vidas. Isso faz com que elas se esqueçam de realizar tarefas, a cabeça fica cheia, daí chega o stress, a ansiedade e a sensação de que a lista de afazeres nunca se acaba.

A Regra dos dois minutos também é um dos passos do método, ela diz que se uma tarefa pode ser concluída em dois minutos, você deve fazê-la imediatamente. Se não, arquive de acordo com o contexto e o nível de prioridade. A ideia é simples: resolvendo na hora, elimina-se a tarefa e mente permanece limpa. Deixar para depois demanda olhar novamente, revisar, pensar de novo sobre ela e designar um tempo para fazê-la. Ou seja, algo que era simples se torna, de repente, algo maior e mais importante do que realmente era.

Como você vai distribuir essas atividades ao longo do seu dia de trabalho é muito pessoal e varia de cargo, função e mesmo personalidade. São particularidades que devem ser observadas para entender até mesmo como pode ser o aproveitamento de tempo do dia de cada um.

No entanto, é importante lembrar que ter tudo sob controle não significa que sua vida é chata e previsível, mas que você sabe se organizar e se recompor novamente caso tudo saia do script com situações imprevisíveis (que, sabemos, acontecem o tempo todo). Não existe um dia igual ao outro.

Para aprender a usar o GTD é preciso testar, praticar e se habituar. É uma habilidade como andar de bicicleta – é preciso ter disciplina e dedicação no começo até que vira algo que simplesmente flui naturalmente.

Viver “perigosamente” correndo o risco de esquecer coisas importantes e ficar contando o tempo inteiro com a sua memória gera muita insegurança (e, consequentemente, stress e ansiedade).  Como podemos nos concentrar e trabalhar em ideias se nossa cabeça está cheia de preocupações? Não é possível. Portanto, nossa mente deve estar livre e devemos saber que nossas ações estão atualizadas e sincronizadas com todos os nossos horizontes de foco.

Posso trabalhar nas minhas melhores ideias, prestar atenção à minha intuição e tomar decisões com a mente relaxada. Quem não quer isso? Isso é o GTD.