construtora faz controle de contas a pagar e receber

Controle de contas a pagar e receber da construtora: o que fazer para não errar

Exercer o controle de contas a pagar e receber é uma tarefa que deve fazer parte da gestão financeira de qualquer empresa. No caso das construtoras, que precisam controlar diariamente diversos registros e pagamentos de clientes e fornecedores, o desafio é ainda maior. Mas nem por isso deve ser deixado em segundo plano.

Não ter a situação dos pagamentos sob controle é um risco que pode criar não só rombos no fluxo de caixa, mas também implicar o pagamento de multas e juros. Desperdícios e prejuízos que podem comprometer o controle financeiro da construtora e até mesmo ameaçar sua sobrevivência no mercado.

Está com dificuldade para manter o controle de contas a pagar e receber e já não sabe o que fazer para facilitar a organização dessas receitas e despesas? 

Respire fundo e conte até 10, pois existe solução para resolver esse problema. Com o avanço do setor, hoje o mercado oferece diversas ferramentas que podem te ajudar a colocar tudo em ordem. 

Neste conteúdo, vamos indicar algumas boas práticas de controle financeiro da construção civil para evitar erros e facilitar a organização dessas contas. Acompanhe!

O que é controle de contas a pagar e receber?

Controle de contas a pagar e receber é uma atividade que faz parte da gestão financeira de qualquer negócio. Consiste em controlar a entrada e saída de dinheiro do caixa de uma empresa.

Como um registro das movimentações do fluxo de caixa, deve incluir tanto as contas a pagar quanto contas a receber, além de empréstimos, rendimentos e salário dos colaboradores.

Fundamental para organizar os custos e lucros da construtora, previne problemas como a falta de dinheiro em caixa e prejuízos financeiros decorrentes de contas em atraso.

8 boas práticas que podem auxiliar nessa tarefa

Com a correria do dia a dia de uma construtora, o risco de erros no controle de contas a pagar e receber é constante. Se você também passa por isso, não se preocupe, estamos aqui hoje para te mostrar como facilitar essa tarefa.

Confira as principais boas práticas para otimizar o controle de contas a pagar e receber:

1. Tenha sempre em mente que organização é primordial

Organização e comprometimento devem ser as palavras-chave quando a missão é fazer este controle. 

Se fizer o controle de contas a pagar e receber de modo manual, crie um arquivo e organize todas as informações em pastas com divisórias. Se preferir, divida cada uma delas conforme o projeto e o mês de execução.

Só não se esqueça de incluir o nome do cliente ou fornecedor, CNPJ, dados bancários, informações de contato, datas de pagamento e vencimento, descrição do pagamento ou recebimento e os respectivos comprovantes. Assim, a análise e a compilação de resultados ficam um pouco menos complicadas.

Não tem espaço físico para armazenar toda a papelada? Para facilitar o trabalho e fazer a gestão financeira da construtora em menor tempo, conte com a ajuda de um software de gestão de obras. Os dados são integrados e podem ser facilmente acompanhados por meio de gráficos dinâmicos e painéis interativos.

2. Usar planilhas pode tornar o trabalho mais ágil

Com o uso de planilhas para o controle de contas a pagar e receber fica mais simples criar arquivos por projetos ou clientes e organizar as informações financeiras. 

Planilhas manuais podem levar trabalho e exigir tempo para ficarem prontas, mas isso não será mais problema se optar por planilhas digitais. 

Os dados ficam mais seguros, você ganha facilidade para fazer o fluxo de caixa e ainda reduz os riscos de erros e prejuízos. Sabe exatamente quando deve pagar contas da construtora e também receber dos clientes. Dessa forma, reduz os riscos de esquecimentos e até mesmo de perder documentos ou trabalhar com informações corretas. 

O único porém das planilhas é que não permitem integração de informações, mas o obstáculo pode ser superado com softwares de gestão de obras e projetos.

3. Usar softwares de gestão de obras e projetos ajuda a otimizar o trabalho

Com o uso de um software de gestão de obras e projetos, sua construtora pode conferir em tempo real como está a saúde financeira do negócio. O controle financeiro é integrado, assim como as movimentações financeiras e contas a pagar e a receber. 

Torna mais fácil executar tarefas como dar entrada nas notas fiscais e projetar o futuro. Uma forma de saber quanto a construtora vai lucrar antes mesmo de o projeto acabar e evitar surpresas como possíveis prejuízos ao final da obra.

Embora seja uma solução que custa mais do que o uso de arquivos e planilhas, não deixa de ser um investimento. Isso porque oferece funcionalidades específicas como o controle de contas a pagar e receber:

  • Reúne contas a pagar e receber, evitando que se percam prazos;
  • Oferece fluxo de caixa e previsto x realizado;
  • Possibilidade de separar informações por centro de custos.

4. Tomar cuidado com o pagamento de impostos

Para manter o pagamento de impostos da construtora sempre em dia, é preciso ter o cuidado de listá-los dentro do controle de contas a pagar e receber. 

Então, não deixe de incluir quanto precisa pagar, de qual imposto e dentro de qual prazo de vencimento para evitar punições pelo fisco. Esteja sempre atualizado sobre a legislação tributária e obrigações em relação à cobrança de impostos.

5. Ter controle financeiro sobre cada projeto

Com o controle financeiro de cada projeto, sua construtora pode entender melhor as entradas e saídas de capital. Com isso, sabe se está tendo lucro ou não e quanto precisa ter de capital de giro para que as obras não sejam paralisadas.

6. Monitorar as oportunidades de descontos

Geralmente, pagamentos antecipados ou à vista oferecem descontos. Mesmo que não sejam tão grandes, é importante aproveitá-los. Afinal, na soma final do período contábil essa diferença pode compensar muito.

Outra vantagem atrelada a isso é que empresas que fazem pagamentos antecipados ou em dia têm mais credibilidade diante do mercado. O que facilita a negociação de novos descontos e novos prazos.

7. Considerar todos os gastos

Uma falha comum a muitas construtoras é deixar de contabilizar pequenos gastos ou gastos eventuais. Alguns exemplos são compras emergenciais de material de limpeza ou o abastecimento de uma máquina em cima da hora.

Já pensou que cada uma dessas despesas que vão se somando pode se transformar em uma bola de neve e causar uma avalanche financeira no seu negócio? Então, não deixe para depois o que pode fazer hoje. Registre todas as receitas e despesas da construtora no controle de contas a pagar e receber.

8. Incluir o controle de contas a pagar e receber na rotina da construtora 

Cuidar do controle de contas a pagar e receber é um dos fatores que podem levar sua construtora para o sucesso. Quer saber o motivo? É que permite uma visão maior sobre suas despesas e lucros, o que facilita a tomada de decisões sobre compromissos e desembolsos futuros.

Um controle de contas a pagar e receber bem feito pode impulsionar a competitividade do seu negócio. Nunca subestime sua importância. E se ficar com qualquer dúvida escreva para nós nos comentários!