O controle de estoque no dia a dia das obras

Controle de estoque na construção: o que é e como fazer de forma eficaz?

Controlar o estoque na construção civil pode ser um grande desafio e causar prejuízos para a construtora. Você sabe como controlar o seu?

Sua construtora tem em estoque tudo que é necessário para o projeto que vai ser iniciado? O que acontece se os materiais acabam no meio de uma obra e é preciso aguardar o fornecedor? A construtora está preparada para evitar esse tipo de atraso?

Essas podem parecer perguntas simples e óbvias, mas em meio às diversas responsabilidades do dia a dia de uma construtora o estoque pode acabar em segundo plano. Não ter controle de estoque na construção pode ser um dos maiores riscos enfrentados pelos negócios.

Prazos e orçamentos sob controle e dentro do planejado são o ponto de partida para o sucesso dos projetos de qualquer construtora. Esse sucesso depende de uma análise detalhada de elementos e uma gestão de obra eficiente para acontecer.

O debate sobre gestão de obra é longo e não são poucas as ferramentas que auxiliam para que a construtora alcance o máximo em qualidade e lucratividade, mas nada disso basta se não existe uma gestão eficiente, também, de setores internos.

Enquanto o foco de muitas construtoras está no departamento financeiro ou no marketing, uma vantagem competitiva pode ser complementar a qualidade da gestão de estoque. Redução de prejuízo, aumento de lucratividade e excelência de resultados são a base para crescer no mercado da construção civil.

Descubra aqui como melhorar o controle do estoque e otimizar todos os resultados das obras.

Entra um sai um: entendendo o controle de estoque na construção

O controle de estoque na construção civil é a principal forma que as construtoras possuem para garantir o controle da compra e uso de materiais nas obras. Por esse motivo, impacta muito o planejamento de projetos, o controle de cronograma e no orçamento apresentado ao cliente.

Atrasos e obras são uma das principais preocupações de engenheiros e construtoras ao realizar um projeto e são o principal resultado da falta desse controle.

Imagine a construção de um prédio: o pedido de material para o fornecedor é feito considerando o que se tem no estoque. Já se sabe que depois de algumas semanas, por falta de espaço para armazenagem, será necessário levar para o canteiro mais cimento. O responsável da obra conta com o material em estoque, mas ele é utilizado em um outro projeto e, por falta de controle, essa saída não é notificada.

A falta do material em estoque, nesse caso, só será notada quando o cimento for necessário. Como ele não está mais em estoque será necessário fazer um novo pedido ao fornecedor e ele pode informar que não possui a quantidade necessária pronta entrega.

O resultado, então, é a espera para que o material chegue, podendo causar uma paralisação da obra de alguns dias. Em uma obra com o cronograma apertado, essa espera é, na verdade, atraso. A construtora terá que pagar pelos dias a mais da mão de obra e, dependendo dos termos do contrato do projeto, uma multa compensatória pelo atraso.

Talvez os trabalhadores façam os serviços de maneira mais rápida para compensar esse atraso, mas isso sempre significa menos cuidado, que se reflete no acabamento e na qualidade final do projeto, prejudicando a reputação da construtora. Acredite, o cliente vai notar.

Assim, controlar a entrada e saída de materiais no estoque é uma forma de garantir que o planejamento criado seja cumprido, trazendo maior segurança para a obra.

Além disso, permite trabalhar com estoque mínimo, ou seja, sem acúmulo de grandes volumes de materiais, o que exige mais espaço. No estoque mínimo, a medida que os materiais saem para serem usados em projetos eles são repostos, deixando ali o suficiente para suprir emergências dos projetos.

Mexendo no bolso: como o estoque organizado beneficia o planejamento financeiro

Mais do que eliminar os custos de atrasos, a gestão de estoque garante uma melhor organização no departamento financeiro da construtora. A organização dos recursos financeiros na construção civil depende muito de controle de gastos e da relação entre custo e benefício dos materiais comprados para as obras.

Com a organização do estoque, é possível garantir que a compra de materiais não seja feita de forma emergencial, aumentando as possibilidades de adquirir materiais com custo mais baixo sem necessitar abrir mão de qualidade. O poder de negociação de prazos de pagamento e descontos com o fornecedor se torna maior.

Para que o financeiro tenha esse controle é necessário ter uma movimentação de estoque detalhada. O responsável deve sempre documentar compras realizadas, materiais retirados do estoque para uso e transferências para outros locais.

O responsável pelo estoque deve ser alguém de confiança, organizado e responsável. Não é uma tarefa simples realizar esse controle, o volume de dados e detalhes é grande e os materiais são variados.

Esse é um dos pontos mais importantes para se entender como funciona tudo, principalmente do ponto de vista financeiro. Quando falamos em estoque não nos referimos só a cimento, cal, areia e outros materiais de construção. É preciso considerar equipamentos de proteção, maquinário como serras e furadeiras, além de todos os materiais de escritório: papéis, clips, canetas, tinta para impressora e outros.

Documentar cada movimentação é essencial. Não é possível contar com aquele empréstimo rapidinho, confiar que tudo será devolvido. É preciso sempre saber o que foi retirado, para que foi retirado, quem retirou e quando o fez. Lembre-se: cada clips de papel tem um custo para a construtora e pode impactar o fechamento das contas.

Um controle eficiente, então, depende de três documentos principais:

Entrada em estoque

Toda vez que um material ou equipamento for adquirido é necessário marcar a ordem de compra, onde consta valor, fornecedor, dados do produto e data de aquisição e entrega, especificando quem fez o recebimento do material. A essa ordem é sempre importante anexar a nota fiscal.

Saída de estoque

Deve detalhar cada material que é utilizado na obra, apresentando no documento seu preço, para qual projeto ou setor foi enviado e quem fez a retirada. É importante detalhar, principalmente, quem fez a retirada e quem recebeu no canteiro de obra. Dessa forma é possível controlar a necessidade de realizar uma compra para reposição ou se a devolução, em caso de equipamentos, foi feita.

Transferências

Em alguns casos, materiais e equipamentos saídos do estoque não retornam antes de serem retirados depois, sendo muito importante acompanhar essas situações.

Pense em uma construtora que está finalizando uma obra ao mesmo tempo que inicia outra, em uma outra parte da cidade, com as mesmas características. Duas casas, por exemplo, uma na etapa de acabamento e outra que acabou de finalizar alicerces, em que as paredes estão começando a ser construídas.

Pode acontecer de sobrarem tijolos da primeira obra, que serão necessários para a segunda. Os custos de transportar tudo de volta para o estoque e, depois, enviar para a outra obra podem ser altos, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo.

Com o documento de transferência esse material pode ser enviado diretamente do projeto A para o projeto B, sem que se perca o controle da entrada e saída de tijolos de estoque.

Com todas essas etapas o financeiro se organiza com as compras, fluxo de caixa e redução de desperdícios. Além disso, como já mencionamos, os custos decorrentes de atrasos no cronograma são eliminados, não impactando nem o orçamento da obra, nem o orçamento da construtora.

Controle de estoque: como ter os melhores resultados?

Como é possível perceber, a gestão de estoque é essencial para manter o alinhamento do planejamento dos projetos e garantir lucratividade e crescimento, evitando prejuízos e atrasos.

Acompanhe 4 dicas principais para garantir que o estoque funcione de maneira correta e que garanta à construtora os melhores resultados.

Inventário de materiais; cuidados com o armazenamento dos materiais; controle sobre a entrada e saída de materiais; entre outras.

1. Organizando a casa

Organizar e gerenciar todo o conteúdo do inventário é uma tarefa complicada. São diferentes materiais e equipamento disponíveis e cada item tem sua importância.

Por isso, o primeiro passo para um controle de estoque é saber quais são os produtos armazenados e classificá-los, montando um sistema de organização que facilite encontrar e repor materiais, reduzindo as chances de erros serem cometidos.

O inventário, geralmente, é feito por meio da curva ABC, como já mencionamos em conteúdos do blog. Nesse sistema, o preço e a importância de ter o produto em estoque é dividido em três categorias:

  • Categoria A são os produtos que representam 70% ou mais do dinheiro investido no estoque. Mais caros, frágeis ou necessários, exigem um cuidado especial na armazenagem e sua perda pode custar muito para o orçamento da construtora.
  • Categoria B são produtos que custaram entre 20% e 10% do orçamento, possuem algumas exigências de armazenamento e são um pouco mais resistentes, mas ainda exigem certo cuidado no tratamento e transporte, como é o caso de tijolos, tintas, telhas e madeira.
  • Categoria C representa entre 10% e 5% do orçamento, são produtos mais simples e baratos e que não possuem muitas exigências e cuidados, como é o caso da papelaria do escritório, pregos, parafusos, martelos e outros.

É importante considerar, ainda, a facilidade de reposição. Se o produto em questão geralmente não tem pronta entrega, ele deve ser colocado na categoria A, uma vez que vai exigir um planejamento a mais para não faltar.

2. Cada coisa tem seu lugar

A forma como os produtos são armazenados é outro controle essencial para o estoque. Existem produtos que não podem ficar expostos ao sol, em ambientes muito quentes ou em áreas úmidas. Existem aqueles que são pequenos, como pregos, e que podem ser perdidos se não estiverem em uma caixa adequada.

O armazenamento deve ser pensado, ainda, não só para o estoque externo aos projetos, as nos espaços usados nos canteiros de obra. A areia comprada para a construção que não é guardada de maneira correta pode se perder caso chova ou em dias de ventos fortes, por exemplo.

Organizar as datas de saída de estoque e o local de destino previne esse tipo de acidente, evitando que materiais que não são de uso imediato sejam colocados em espaços impróprios.

Considerar as características dos materiais e o que eles exigem é, assim, uma forma de melhorar o controle do estoque e reduzir desperdícios que impactem os projetos e a construtora.

3. Materiais e equipamentos não devem passear por aí

Quanto menos os materiais forem movimentados, menores os riscos de perdas ou danos. O espaço do estoque deve ser pensado para facilitar a circulação dos responsáveis e a entrada e saída de materiais.

O trajeto de uma obra para a outra também deve ser considerado e controlado por meio de documentos de transferência. Assim, é possível controlar melhor o uso dos insumos ao mesmo tempo que se pensa em reduzir riscos a sua integridade física.

Não é possível construir um telhado se as telhas estiverem quebradas por terem sido carregadas de um lado para o outro sem parar e armazenadas de maneira incorreta, certo?

4. Organização depende de dados e controles

Essa costuma ser a parte mais chata do controle de estoque: documentar tudo. Ter todos os dados de entrada, saída e transferência de materiais é essencial. Já comentamos como esse controle beneficia o financeiro, mas existe um segundo ponto. Apenas documentando processos em detalhes é possível ver onde estão as falhas.

Corrigir erros no uso do espaço de armazenagem ou prazos de reposição de materiais depende de saber o que sai com mais frequência, o que demora mais para ser entregue e quais produtos tem muita variação de preço. Com todos os dados e controles por escrito fica muito mais simples de otimizar todos esses processos.

Controle de estoque na construção pode ser fácil. Que tal usar a ferramenta certa?

Se é mais eficiência que a construtora precisa, o controle de estoque, com certeza, é o primeiro passo. Claro, anotar em pedaços de papel e criar arquivos é um gasto de espaço e dinheiro grande e torna tudo mais difícil. Nessa hora, só a tecnologia para salvar o dia do responsável.

Controlar tudo por meio de planilhas completas ou aplicativos para computador e celular deixa o processo de colocar informações e atualizar constantemente o estoque mais simples. Esse controle garante gastar menos tempo, sendo uma boa forma de melhorar, ainda mais, a redução de custos na construção civil.

O aplicativo da Obra Prima, por exemplo, garante uma área para entrada de dados dos fornecedores, materiais utilizados em cada projeto, data de entrega e devolução de equipamentos e muitos outros elementos.

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