Conheça os principais problemas enfrentados por construtoras na gestão de documentos na construção civil e saiba como escapar de problemas.

A construção civil é um setor complexo em que cada projeto possui uma quantidade muito grande de detalhes a serem considerados e fiscalizadores. Na hora de manter o controle, a gestão de obras precisa considerar cada um desses detalhes para escapar de riscos e garantir máxima qualidade.

Uma das partes que mais merece atenção e onde os problemas com maiores consequências estão é na gestão de documentos. Contratos de projetos, contratos de compras com fornecedores, comprovantes de pagamentos de contas e recebimentos, orçamentos e cronogramas de obras e licitações são apenas alguns exemplos dos muitos documentos que uma construtora deve gerir.

Pela quantidade de documentos, sua importância legal e fiscal e os atrasos e prejuízos financeiros que sua perda ou dano pode causar, é essencial otimizar a gestão de documentos na construção civil.

Conheça aqui os erros que nunca devem ser cometidos na gestão de documentos na construção civil e aprenda como evitar problemas fiscais, financeiros e que prejudiquem a qualidade de seus projetos.

5 erros que você nunca deve cometer na gestão de documentos

A gestão de documentos na construção civil pode ser um desafio, mas fica muito mais fácil superar quando você conhece os principais erros e sabe como evitá-los:

1. Desorganização de arquivos

Uma boa gestão de documentos começa com a facilidade em encontrar as informações certas no momento em que você precisa delas. 

É impossível uma construtora que não consegue encontrar um modelo de contrato, a licitação de uma obra ou um orçamento mais antigo dizer que possui uma boa gestão.

Por isso, manter a organização dos seus arquivos é essencial. Não importa se você trabalha com documentos digitais ou impressos, ter o controle de onde estão e sistemas que permitam localizar facilmente a informação é essencial.

A falta de organização na hora de arquivar documentos é um grande erro e pode causar diversos problemas. 

Não possuir um bom sistema pode fazer com que:

• Contratos importantes desapareçam;
• Ñão seja possível manter um histórico das obras;
• Comprovações de pagamentos se percam;
• Atrasos na prestação de contas para órgãos públicos ou clientes;
• Multas por não apresentar os documentos exigidos em auditoria;
• Erros na criação de futuros orçamentos e cronogramas;
• Pagamento duplicado de contas.

Não importa onde sua empresa armazene os documentos, se no computador, na nuvem ou em armários e pastas físicos, o importante é ter um lugar seguro, protegido e organizado para guardar e localizar os documentos.

2. Não possui cópias de segurança

Não importa onde sua construtora armazene os documentos, o risco de que se percam sempre existe. 

Os papéis rasgam, alguns, com o tempo, apagam a informação – como é o caso de algumas notas fiscais de compras – e podem ser perdidos durante a mudança de um local a outro. 

Já os arquivos digitais podem ser excluídos por engano ou desaparecerem se o drive onde estão armazenados tem algum problema como um vírus ou um computador que queima.

É por esse motivo que todo arquivo armazenado deve possuir uma ou duas cópias de segurança. Os famosos backups são uma forma da construtora proteger seus documentos mais importantes desses imprevistos e sempre ter acesso aos dados.

Se seus arquivos são impressos, uma cópia digital pode ser a solução. No caso de arquivos digitais, o armazenamento na Nuvem pode evitar muitos problemas. Buscar a melhor e mais segura solução para seu negócio é essencial para uma gestão de documentos otimizada.

3. Ignorar restrições de acesso a informações importantes

Sempre comentamos sobre como o acesso à informação é importante para uma boa gestão de obras e um trabalho de qualidade no canteiro de obras. 

Ainda assim, essa acessibilidade não pode ser discriminada e alguns dados precisam ser protegidos.

Seu engenheiro não precisa saber os dados financeiros do cliente para executar bem suas atividades, assim como seu cliente não precisa ter acesso a dados pessoais dos trabalhadores no canteiro de obras, não é mesmo.

No momento de estruturar os sistemas de compartilhamento de arquivos e documentos busque formas de criar restrições de acesso com senhas e chaves de acesso e garantir que cada departamento tenha em mãos apenas as informações que são essenciais para desempenhar suas atividades.

Dessa forma sua construtora evita roubos de dados e protege a privacidade e dados sensíveis de clientes, trabalhadores e da própria empresa.

4. Excesso de restrição também é um erro

Ainda que seja indispensável proteger os dados dos empregados, criar muitas dificuldades para que informações sejam acessadas pode ser um problema. 

Se para proteger os dados sua construtora deixa todas as informações do projeto no offline, o tempo que os responsáveis no canteiro de obra levam para acessar ou atualizar uma informação pode prejudicar a obra.

Lembre-se, o compartilhamento e acesso rápido a planilhas, relatórios e documentos pode evitar uma série de imprevistos e riscos. 

Basta um documento que não está no canteiro de obras no momento de uma fiscalização para todo o projeto ser paralizado. Se seus responsáveis conseguem acessar esse documento pelo smartphone ou notebook, no entanto, a obra não sofre atrasos.

Cuidar da segurança não pode causar atrasos e dificuldades. Ela deve proteger informações sensíveis e não impedir o acesso de todos a todo momento. Por isso, adotar um software de gestão de obras ou assinar um drive de compartilhamento em nuvem que permite criar restrições de acesso é sempre a melhor opção.

5. Ignorar tecnologias é ignorar oportunidades

As tecnologias têm tornado o dia a dia da construção civil muito mais simples e eficiente dentro e fora do canteiro de obras e ignorá-las é um grande erro. 

Já existem muitos aplicativos e softwares focados em processos administrativos e que auxiliam na otimização da gestão de documentos.

Além dos programas específicos para documentos, que trazem permissões de acesso, controles de revisão e impressão e muitas outras funcionalidades para serem personalizadas, é necessário dar destaque para os sistemas de gestão de obras.

Softwares para gestão são um pouco mais abrangentes e, por isso, podem oferecer um controle maior quando utilizados corretamente. Eles garantem não só o controle de acesso e compartilhamento dos documentos, mas também um processo de elaboração mais otimizado.

Afinal, não existe controle maior do que aquele que começa na coleta de dados inicial dos clientes, fornecedores e projeto, antes mesmo dos documentos serem assinados, não é mesmo?

Obra Prima: o software de gestão de obras que otimiza a gestão de documentos

Se trabalhar a gestão de documentos na construção civil é mais fácil com a ajuda das tecnologias, adotar o software de gestão de obras Obra Prima pode ser um grande diferencial para seus negócios.

Nosso software possui espaços de armazenagem de documentos pensados para organizar e proteger as informações de cada projeto, separando por obras e criando níveis de acesso.

Além disso, é um software que acompanha os projetos da sua construtora desde os primeiros momentos do planejamento e cotações para a obra, permitindo criar dentro da própria plataforma documentos muito mais completos.

Com o Obra Prima sua construtora oferece aos clientes segurança de dados e transparência de informações ao mesmo tempo que otimiza cada etapa e atividade da obra.

Conheça agora mesmo as funcionalidades do software de gestão de obras Obra Prima e transforme a gestão de documentos na construção civil em diferencial competitivo.