Conheça as principais dicas e estratégias de uma gestão financeira na construção civil eficiente para não errar no controle do dinheiro da sua construtora.
A gestão financeira de qualquer empresa é o elemento central na hora de garantir que as margens de lucro sejam protegidas e que o crescimento desejado possa ser alcançado. O controle do dinheiro que ela garante é o que possibilita que as contas sejam pagas em dia, que as compras de materiais de construção, locação de equipamentos, pagamentos de funcionários e pagamentos de custos indiretos à obra, ou seja, dos gastos internos do escritório seja possível.
Quando consideramos que a construção civil sempre trabalha com altos custos, seja pelo valor dos materiais, necessidade de mão de obra especializada ou pelas taxas de documentos e impostos, ter esse controle é indispensável.
Mesmo sendo tão importantes, muitas construtoras acabam perdendo o controle do financeiro e cometendo erros tanto no orçamento de obras quanto nas decisões estratégicas de como utilizar o dinheiro, e basta um pequeno erro para que a construtora veja grandes prejuízos serem gerados.
Na hora de fugir desses prejuízos e garantir a lucratividade e crescimento da sua construtora, a empresa precisa considerar o departamento financeiro como elemento central, conhecer bem seu funcionamento e as formas de garantir que as melhores dicas sejam tomadas.
Conheça aqui os elementos mais importantes na estrutura de um departamento financeiro e as principais dicas para conquistar eficiência na gestão financeira da construção civil.
Conhecendo o departamento financeiro
A gestão financeira é completamente dependente de ter uma equipe que faça os controles de entrada e saída de dinheiro e capaz de organizar estratégia de como e quando utilizar o dinheiro da construtora para compras e pagamentos de contas.
Conhecer o valor de cada conta a pagar, saber os prazos, multas e prioridades são elementos essenciais para que as melhores decisões de uso do dinheiro sejam tomadas e é essa a prioridade da equipe que forma o departamento financeiro.
Assim, podemos caracterizar o departamento financeiro como um setor das empresas da construção civil responsável por assegurar a sobrevivência e saúde dos negócios, controlando e gerando resultados que permitam à construtora realizar investimentos, gerar lucratividade e garantir crescimento.
O departamento financeiro é o coração das empresas, mas ele nunca trabalha sozinho. É um setor que sempre deve trabalhar em parceria com os demais, garantindo que as decisões estratégicas para as finanças e para o negócio como um todo sejam pautadas em dados concretos.
Por isso, é essencial ter o departamento financeiro integrado com a administração, equipe de compras, estoque, recursos humanos, marketing e vendas, administrando os recursos utilizados, as estratégias aplicadas e a verba gerada por cada um deles para permitir que o planejamento de obras possa ser executado pela gestão.
Como funciona o departamento financeiro?
O departamento financeiro tem uma estrutura muito variável em número de empregados e tarefas desempenhadas, acompanhando o tamanho da sua construtora. Em pequenas e médias construtoras é comum que a gestão financeira seja realizada por uma equipe reduzida, geralmente com o dono como responsável. Já para grandes empresas, o alto fluxo de recursos sempre vai exigir uma equipe maior e profissionais especializados para evitar erros.
O time ideal para o financeiro, no entanto, existe e, independentemente do número de funcionários, deve se estruturar para controlar 7 elementos principais:
- Contas a pagar e receber;
- Tesouraria;
- Controle e pagamento de impostos;
- Contabilidade;
- Planejamento estratégico;
- Gestão de riscos;
- Relacionamento com investidores.
Controlando esses 7 elementos, a totalidade das bases para a gestão financeira estará organizada visando um maior crescimento e mais controle na construção civil.
Esse controle, no entanto, depende de verdadeiramente entender como esse departamento funciona, começando pelo fato de que seu comando é realizado pelo Chefe de Departamento Financeiro, conhecido pela sigla CFO, do inglês Chief Financial Officer, que é o diretor de atividades e responsável direto pelos resultados alcançados em três áreas: tesouraria, controladoria e fiscal.
A tesouraria é a área de administração do fluxo de caixa da empresa, pagamento e recebimento de contas e análise de crédito. Já a controladoria é a área de desenvolvimento de planejamentos contabilidade, controle de custos e orçamentos. A área fiscal, por sua vez, é aquela que garante que a legislação seja cumprida e que notas fiscais sempre sejam emitidas e controladas, além de analisar e garantir o pagamento de impostos.
Ainda que pareça que essa figura tem concentradas como responsabilidades todas as atividades, na verdade o CFO pode ser apenas um fiscal e gestor, delegando as atividades e se colocando como responsável apenas de acompanhar e verificar a consistência do trabalho desempenhado por sua equipe.
Isso significa que o responsável não precisa necessariamente controlar dia a dia o fluxo de caixa, recebimento e pagamento de contas, por exemplo. É possível ter um funcionário que realize essa atividade. No entanto, como chefe do financeiro, ele precisa acompanhar as atividades e fazer o balanço final mensal para ter certeza de que as contas estão em ordem.
Gestão financeira na construção civil: entenda a importância
Todo negócio, independentemente da área de atuação, precisa de uma boa gestão financeira, mas na construção civil esse controle é ainda mais importante. Administrar corretamente os recursos é o que permite proteger o lucro nas obras realizadas, garantir que multas não sejam geradas e que a legislação e controles fiscais sejam respeitados.
Como comentamos no início do texto, a construção civil trabalha, mesmo em pequenas construtoras, com grandes volumes de dinheiro. O custo de materiais é alto, são muitos documentos e taxas a serem organizados e pagos e a entrada e saída de dinheiro é quase diária.
Sem uma gestão eficiente é muito fácil perder o controle das contas e só perceber os erros quando os prejuízos já foram causados e impactaram as contas, o que, em muitos casos, pode representar a impossibilidade de finalizar uma obra, problemas com o fisco ou até mesmo a falência da construtora.
A gestão financeira, então, é mais do que um controle do dinheiro na construção civil. É também uma forma de garantir a transparência e conquistar a confiança do cliente, escapar de problemas legais e assegurar o crescimento e competitividade das construtoras.
Gestão financeira da construção civil na prática com as melhores dicas
Agora que conhecemos mais sobre a estrutura e responsabilidades do departamento financeiro, é hora de descobrir como otimizar essas atividades e tornar a gestão financeira da construtora mais eficiente.
Acompanhe as dicas que podem ajudar na prática do dia a dia do financeiro da construção civil que podem melhorar o custo-benefício e promover mais qualidade para a gestão de obras e os resultados de cada projeto:
1. Faça o mapeamento do financeiro
Visibilidade é o primeiro passo para conquistar controle, não é possível estabelecer uma boa gestão sobre algo que você não conhece bem. Mapear o seu financeiro, identificando as movimentações financeiras, os custos recorrentes e as contas fixas e variáveis deve ser seu primeiro passo.
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2. Cuide da estrutura do seu planejamento
É sempre importante lembrar que a gestão financeira sempre deve considerar o faturamento de curto, médio e longo prazo para as decisões estratégicas do uso de recursos.
Pense em cada conta a pagar e receber, cada gasto com compras que deverá ser feito e entenda como afetam as demais para poder organizar de forma estratégica a melhor maneira de realizar essas compras e pagamentos com base nos prazos de pagamentos das contas e de recebimento dos clientes.
3. Crie cronogramas físico-financeiros
A gestão depende de controle e acompanhamento. Se na obra o acompanhamento exige ver como cada atividade está sendo executada dentro do planejamento, para o financeiro é essencial verificar como o dinheiro e recursos são usados no canteiro de obras.
Claro, o canteiro não tem dinheiro em mãos, mas tem os materiais e mão de obra pagos com os recursos financeiros da construtora. Acompanhar esses gastos exige verificar cronograma e ver se a quantidade de material e horas de trabalho.
No cronograma físico-financeiro de cada projeto estará identificado o cronograma da obra e qual o valor que será gasto a cada dia com as atividades realizadas. Não se esqueça de sempre considerar nesse documento e no orçamento e cronograma geral do projeto a margem de segurança para imprevistos.
4. Faça sempre a apropriação de custos da obra
A apropriação de custos é o processo de lançar todas as contas a serem pagas para a realização de uma obra de modo que a construtora tenha em mãos o relatório completo de quanto sua execução custou, incluindo imprevistos que tenham surgido ao longo da construção.
Quando essa apropriação é feita à medida que os custos aparecem a construtora sempre tem em mãos o valor real do projeto com atualização progressiva, tornando mais fácil manter os custos dentro do orçamento e antecipando atrasos e custos extras antes que prejudiquem o projeto e a lucratividade.
5. Faça conciliação bancária
Fazer esse comparativo entre os valores registrados nos controles do financeiro e aqueles oficialmente debitados e creditados nas contas bancárias da construtora é essencial para assegurar que não existem discrepâncias que possam causar perda de controle.
Além disso, é um processo necessário para evitar erros tributários que tenham repercussões legais para a construtora.
O ideal é que a conciliação bancária seja feita mensalmente, mas também pode ser realizada de forma trimestral, semestral ou anual.
Quer saber mais sobre a importância e como escapar do vermelho com uma gestão financeira eficiente? Descubra tudo no Ebook completo de gestão financeira de construtoras que o Obra Prima oferece para profissionais da construção civil.
Software de gestão de obras do Obra Prima: mais controle para a sua gestão financeira
Com tantos detalhes e acompanhamentos a serem controlados para uma gestão financeira eficiente, não é surpresa que um guia básico de como alcançar bons resultados tenha que trazer como dica final a necessidade de adotar a tecnologia apropriada de suporte.
Softwares de gestão de obras são focados em garantir o máximo controle e otimização de processos, qualidade de acompanhamento e resultados e grande visibilidade da obra, o que exige levar todos esses elementos para os departamentos da construtora, incluindo o financeiro.
É por isso que o software de gestão de obras do Obra Prima traz como uma de suas principais funcionalidades a gestão financeira, com etapas e entradas que garantem o acompanhamento total do uso de recursos dentro e fora do canteiro de obras.
Dentro da aba de financeiro do software de gestão sua construtora encontra em todos os planos Obra Prima uma área para inserir as contas a pagar e receber com seus respectivos prazos, uma área de acompanhamento de movimentação financeira, para visibilidade do fluxo de caixa, controle de reembolsos de compras e realização de faturamento por administração de obra.
Além dessas atividades, é possível complementar o controle financeiro com as funções de faturamento por medição física, faturamento por taxa por avanço físico e a possibilidade de importar arquivos das notas fiscais.
Mais do que oferecer esse controle completo do departamento financeiro com controle de cada obra separadamente e em conjunto, o Obra Prima ainda oferece integração total com os departamentos de:
- Compras;
- Estoque;
- Orçamentos;
- Área do cliente;
- Área de fornecedores;
- Cotações online;
- Gestão financeira indireta a obras.
Com isso, mais do que controlar os custos e receitas das obras, a construtora pode controlar a entrada e saída de dinheiro dos pagamentos internos da empresa, incluindo compras de materiais de escritório, pagamento de aluguel e contas, salário dos funcionários e impostos relacionados à empresa.
Um controle total para uma gestão financeira da construção civil centralizada, automatizada e integrada, reduzindo erros, eliminando desperdícios e permitindo um planejamento estratégico eficiente sua construtora só consegue com o Obra Prima.
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