A gestão de compras na construção civil

Guia completo da gestão de compras na construção civil

A falta de organização das compras na construção civil pode causar desperdícios e prejuízos. Saiba como controlar as compras da construtora.

Comprar é gastar dinheiro. Seja em economia doméstica ou em empresas, toda aquisição, por mais básica e necessária que seja, implica em um gasto de recursos que podem fazer falta mais para a frente.

Na construção civil, a aquisição de insumos é uma das áreas que mais exige atenção. Isso porque materiais e equipamentos possuem um alto custo e, geralmente, são comprados em grandes volumes, especialmente para construtoras que trabalham com construção e não reforma.

Com os altos gastos envolvidos, manter uma gestão de compras eficiente pode ser a única forma de evitar grandes prejuízos financeiros. Ainda que pareça um processo simples, é onde grande parte das construtoras falha.

Compras na construção civil envolvem muito mais do que decidir o que comprar. É essencial analisar preços, validade, qualidade dos materiais, entrada e saída de estoque e possibilidades de negociação.

As chances são de que a construtora esteja perdendo dinheiro sem nem perceber, são pequenos detalhes que geralmente não chamam a atenção, um conjunto de pequenos gastos desnecessários e desperdícios que só causam impacto no momento de fechar as contas.

Perder o controle de compras não impacta apenas o negócio, mas todos os projetos. 

Lembre-se: tudo o que é comprado para uma obra deve ser contabilizado no orçamento, basta um erro para perder todo o lucro previsto para o projeto e colocar a construtora em uma situação muito difícil.

Com as crises que o país tem vivido e com a construção apenas se recuperando e pronta para retomar o crescimento, não é hora de cometer erros financeiros. É necessário ter tudo organizado para as oportunidades que estão aparecendo e poder tirar o máximo de lucratividade dos projetos.

Por sorte, a Obra Prima existe para ajudar as construtoras a entender a gestão de compras na construção civil com um guia completo para não cometer erros.

Compras na construção civil: um guia completo

Não importa se a construtora vai fazer uma reforma, construir um prédio residencial ou uma obra pública, controlar as compras é essencial para ter lucratividade, ver os negócios crescerem e oferecer máxima qualidade.

Acompanhe o guia para realizar de maneira mais eficiente compras na construção civil:

1. Defina as necessidades do projeto

Criar um planejamento eficiente com o orçamento correto e um cronograma de obras detalhado é o primeiro passo para realizar compras sem erros e desperdícios.

Para isso, é preciso desenvolver o planejamento contando com o passo a passo de cada etapa da obra. 

Dessa forma, identificar quais os materiais e equipamentos serão necessários em cada momento. Além disso, fica mais fácil saber quando os pedidos devem ser feitos e entregues

Apenas identificando as necessidades reais do projeto, incluindo a mão de obra, é possível se preparar para comprar tudo de maneira inteligente e buscando opções mais vantajosas.

2. Controle o estoque

Toda construtora possui um estoque, mas nem sempre sabe o que está armazenado, a quanto tempo está lá, o que foi retirado e retornou e o que está em falta.

Saber exatamente quais os produtos no estoque é essencial para um bom planejamento de compras. 

Muitas vezes, observando o estoque, é possível reduzir o número de materiais que devem ser comprados para executar um projeto. Não é raro ter sobras de outras obras que podem servir para a próxima.

Claro, zerar o estoque também não é uma opção. Não é porque você possui materiais e equipamentos para uma obra que a compra não terá que ser realizada. Rotatividade é importante, assim como manter um estoque dos materiais mais utilizados.

Mesmo que seja necessário repor estoque, no entanto, a vantagem ainda é grande. A reposição não precisa ser feita imediatamente, o que dá mais tempo para pesquisar preços e aproveitar as melhores oportunidades para a compra de insumos.

Lembre-se: o controle de estoque inclui pensar nas exigências que cada produto tem na hora do armazenamento, garantindo que a qualidade seja preservada e desperdícios não ocorram.

Quer saber mais sobre como otimizar o controle de estoque? Veja nosso blog post sobre o tema.

3. Crie um sistema de organização

Comprar e estocar exige controle, o que só se consegue sabendo, exatamente, qual o procedimento para realizar a compra e garantir a entrega do produto. Sempre que começar a se preparar para compras na construção civil, utilize um sistema de checagem que inclua:

Orçamentos e cotações

Tenha uma tabela de valores do mercado para consultar e comparar possíveis fornecedores para os insumos do seu projeto e atualize-a constantemente. Saber o que esperar no momento de começar a buscar os materiais necessários é essencial para aproveitar as melhores oportunidades.

Solicitação

Tenha uma área de controle de quais pedidos foram feitos especificando o nome do fornecedor, o prazo de entrega acordado, o valor, a data da solicitação de compra e qualquer outro dado que possua.

Aprovação

É importante saber em que situação está a compra. O pedido já foi feito? O preço oferecido foi aprovado pelos responsáveis pelo orçamento do projeto? Apenas sabendo como tudo anda é possível definir que medidas tomar para que não ocorram erros.

Negociação

Detalhe o que foi acordado na negociação com os fornecedores, principalmente em relação a formas de pagamento e datas de entrega. É essencial ter essas informações para saber se haverá dinheiro em caixa para os pagamentos, seja da construtora ou vindo do cliente.

Ordens de compra

Crie sempre um documento com o que foi definido nas negociações com os fornecedores. Além de ser uma forma de não perder o controle do orçamento e de prazos, será uma ótima forma de negociar compras para futuros projetos.

Esses elementos ajudam a manter um controle ainda maior do fluxo de caixa da construtora e organizar as compras de mais de um projeto sem riscos de erros ou prejuízos.

4. Pesquise muito antes de comprar

Compras são sempre acompanhadas de pesquisa. O mercado da construção civil oferece diversas opções para as obras. E não estamos falando só de preços, mas de variedades de materiais e serviços.

É muito comum que, ao se falar em pesquisa, as construtoras pensem sempre em preço baixo, mas nem sempre esse é o objetivo. Preços baixos são bons, mas só quando eles vêm acompanhados de qualidade. 

Além da relação entre custo e benefício, é importante ficar de olho em opções que ofereçam um diferencial para um projeto. É muito provável que, pesquisando bem, sua construtora encontre opções mais sustentáveis de materiais. Talvez não sejam as mais baratas, mas podem ser uma forma de melhorar a qualidade do empreendimento durante o uso ou no momento de conquistar novos clientes.

5. Busque parcerias

Negociar é sempre a palavra-chave. Buscar melhores preços para grandes volumes e prazos melhores de pagamentos podem fazer uma grande diferença. Uma das melhores formas de aproveitar essas oportunidades? Parcerias.

Estabelecer parcerias com fornecedores pode se tornar uma grande vantagem para a construtora. Afinal, a construtora não vai realizar apenas a obra para a qual está pesquisando preços.

Encontre um fornecedor de qualidade e confiança, com bons produtos, preços justos e que cumpra prazos de entrega. 

Com mais de um projeto nas mãos do mesmo fornecedor, as possibilidades de negociação de prazos de pagamento e descontos são muito maiores e vantajosas para a construtora.

Claro, parcerias não são motivo para não pesquisar concorrentes do seu fornecedor. 

Continuar de olho no mercado garante que a construtora identifique novas e vantajosas oportunidades de compra e ainda mais poder de negociação. Fique de olho em ofertas e novidades sempre.

6. Cuidado com compras de emergência

Não existe gasto mais perigoso na construção que o feito no último minuto. A gestão de compras deve sempre estar atenta ao planejamento para evitar que aconteçam.

Errar na quantidade de material ou não contabilizar algo com antecedência gera um custo muito mais alto. Todas as vezes que a obra precisa de um material de última hora as possibilidades de negociar custos e prazos de pagamento são reduzidas ou completamente eliminadas.

Compras de emergência são, na grande maioria das vezes, sinônimo de custo mais alto, não previsto no orçamento, já que ele foi elaborado com custos de antes do início da obra.

Esse erro pode significar ter que usar a margem de lucro do projeto e, em casos mais extremos, que não são impossíveis, perder completamente o lucro e ter que recorrer ao caixa da construtora.

Tecnologia e gestão de compras

Otimizar a gestão de compras de uma construtora é muito mais fácil automatizando alguns processos e reduzindo as chances de erros que possam impactar de forma negativa as decisões tomadas. Quando o assunto é automatização e redução de erros, sem dúvidas, a tecnologia aparece como uma das maiores aliadas.

As compras na construção civil só são feitas de maneira eficiente e vantajosa quando existe um alinhamento entre diferentes etapas de um projeto e um bom controle interno dessas etapas. Por isso, buscar por ferramentas que integrem os diferentes departamentos é essencial.

Ao longo do guia, mencionamos a necessidade de ter um bom planejamento, orçamentos precisos e um bom cronograma de obras, esse é o primeiro momento em que vemos a tecnologia como aliada. Softwares e planilhas específicas para controlar esses elementos são de grande ajuda para que nenhum erro seja cometido.

Além disso, compras sempre dependem de uma boa comunicação com o financeiro da construtora e um controle de estoque que permita saber a todo momento se há espaço e se existe material em estoque para ser usado. Mais uma vez, softwares específicos para esses fluxos de entrada e saída reduzem muito os riscos de erros.

Existem sim diversas opções para cada uma das etapas. Mas para que investir em diferentes pequenos sistemas de controle que não se comunicam entre si quando é possível unificar o controle na construção civil.

Toda construtora que deseja crescer e aproveitar ao máximo as vantagens no momento das compras deve ter um bom software de gestão de obras. As melhores opções do mercado, além de incluírem controle financeiro e de criação de orçamentos de projetos, criação e atualização de cronogramas e controle de estoque, permitem ainda, otimizar o processo de compras.

Buscar por uma opção que inclua um sistema de contatos facilitados com o fornecedor, permitindo fazer pedidos e conseguir a aprovação do financeiro sem ter que sair do aplicativo, por exemplo, pode ser a diferença entre a lucratividade e o desperdício de recursos em um projeto.

Não é mais possível existir sem gestão de compras na construção civil

Comprar pode representar um gasto ou um investimento para as construtoras. A escolha dos melhores materiais, o acesso ao melhor custo-benefício e ter sempre os melhores prazos de pagamento são um grande investimento para construtoras que desejam crescer e lucrar cada vez mais.

Ignorar o momento das compras na construção civil é estar sempre a um passo de um erro que pode ser catastrófico para os negócios. A gestão de compras pode ser fácil e simples e já não é uma opção e sim uma necessidade para a empresas, ganhando cada vez mais importância.

O guia completo de compras é só o começo da organização e da gestão de uma obra de qualidade e que oferece o máximo em retorno.

Quer entender como a tecnologia pode te ajudar com a gestão de compras? Assista ao vídeo abaixo:

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