O elaboração de um RDO é uma das formas mais eficientes para que tudo ocorra dentro do planejado. Com o controle proporcionado pelo Relatório DIário de Obras, você garante que o seu projeto siga o cronograma e consegue organizar muito melhor as atividades, podendo se preparar muito melhor para possíveis imprevistos.
É importante não confundir burocratização com organização, porque muitas vezes, no descuido, podemos deixar de organizar tarefas essenciais por medo de burocratizar o dia a dia excessivamente – e burocracias excessivas, com certeza, são questões que sempre queremos evitar, certo?
Afinal, se lidar com as burocracias necessárias já exige muito, imagina se tivermos de lidar também com as desnecessárias?
Melhor não, certo?
- Mas e se as exigências burocráticas pudessem ser úteis para os negócios?
- E se uma gestão pudesse se beneficiar com os resultados obtidos por uma determinada burocracia?
- E se as burocracias realmente representassem segurança para as empresas? Parece algo muito positivo pra ser realmente verdade?
Pois não é. E um bom exemplo disso é a existência do Relatório Diário de Obra (RDO). E com certeza você já viu essa sigla antes por aí…
Se não, falamos bastante sobre ele aqui >
Sim, estamos falando do bom e velho RDO, que é um ótimo exemplo de burocracia necessária que gera resultados positivos.
Funciona assim: por se tratar de um documento obrigatório, o relatório é utilizado por empresas da construção civil, como construtoras e incorporadoras, para registrar todas as informações fundamentais sobre a rotina de trabalho em uma obra.
O objetivo é criar um histórico documentado.
Tudo o que é considerado importante é registrado, e isso inclui:
- equipamentos utilizados para a realização de determinados serviços;
- nome dos funcionários que estiveram presentes no dia;
- e até mesmo informações climáticas ou sobre carga e descarga de materiais novos.
Mas esse é apenas um resumo dos pontos abordados em um RDO, ok?
Ah, e não se esqueça: apesar da obrigatoriedade, você pode considerar o documento algo positivo para a sua empresa também, sério!
Porque a utilização do RDO gera benefícios diretos para as obras e, consequentemente, para as empresas que as executam. Inclusive, alguns dos ganhos mais perceptíveis são:
- Planejamento de início de obra mais organizado;
- Etapas do cronograma mais organizadas;
- Menos possibilidades de atraso na entrega da obra;
- Menos desperdício de materiais.
Se você observou bem, os exemplos acima são pontos explícitos de ganhos diretos que um relatório de obras possibilita para o dia a dia de qualquer empresa.
E se você quiser saber mais sobre as diretrizes do documento e sua regulamentação, é só acessar o site do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA), entidade responsável pela elaboração das normativas que direcionam a existência do RDO.
Mais segurança para a sua empresa
Um outro ponto positivo que o RDO garante para as empresas é a segurança!
E ela merece destaque!
Em caso de ações judiciais, por exemplo, o relatório de obras funcionará como um registro que não foi elaborado como prova para o caso, e isso torna as informações do RDO mais confiáveis.
Ele atua como uma variável importante para a resolução de conflitos trabalhistas.
Nele é possível confirmar informações sobre:
- a realização dos trabalhos;
- o cumprimento (ou não) das orientações profissionais, técnicas ou administrativas
- e origens de eventuais falhas técnicas, gastos e acidentes de trabalho.
Burocraticamente falando, o RDO é indispensável também para confirmar a participação dos profissionais na rotina da obra, uma exigência do CONFEA.
Organize, mas não complique!
Antes de mostrarmos como construir um Relatório de Obras eficiente, é necessário que você tenha em mente uma informação principal: toda e qualquer organização é benéfica se ela não torna mais difícil e demorada a execução do trabalho, de forma desnecessária.
Por isso, se algum formato de organização tem diminuído a sua produtividade, reveja imediatamente esse processo, ok?
Não se torne refém da sua própria organização. Você é um profissional experiente e não precisa passar por isso.
No caso específico do RDO, investir em tecnologias como:
- softwares;
- sistemas de gestão;
- e planilhas de armazenamento.
Pode ser uma ótima forma de organizar tudo de maneira inteligente, permitindo fluxo e agilidade nos processos, além de segurança para os dados recolhidos.
É nesse formato organizacional que você deve basear as suas atividades.
Dessa maneira, a seguir listamos dicas importantes para você construir o seu próprio RDO, porque assim é mais fácil de garantir que ele será útil e vantajoso para a sua gestão de obras.
Ah, e você até pode encontrar on-line alguns formatos prontos de relatório, mas não existe um padrão a ser seguido, ou seja, elaborar um exclusivo para a sua empresa é totalmente viável.
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Passo a passo para construir o seu RDO
Vamos começar com as informações básicas, ok?
Assim você já terá um bom começo – o que não significa que você deve parar por aqui, pelo contrário!
A ideia é que você e a sua equipe incluam no RDO os pontos que pareçam mais relevantes para a realidade do dia a dia de trabalho das obras que vocês executam.
Para começar, o seu RDO precisará organizações informações das seguintes categorias:
- Data;
- Situação climática;
- Quantidade de trabalhadores e suas funções;
- Trabalhos realizados;
- Materiais adquiridos;
- E de dados administrativos relevantes.
E caso você ainda não saiba, um RDO pode ser preenchido por um profissional responsável ou por um estagiário, não há exigências sobre isso na regulamentação do documento.
A única orientação é que o preenchimento dele tenha sempre o acompanhamento de um supervisor registrado, seja arquiteto, engenheiro ou técnico de áreas afins.
Mas vale ressaltar que diferentes empresas em suas rotinas de trabalho já constaram que o preenchimento do RDO sempre tem mais resultados quando realizado apenas por um responsável, capaz de padronizar a organização das informações recolhidas de forma estratégica.
Quando muitos profissionais são responsáveis pela mesma atividade, acaba que nenhum deles se compromete com ela e, além disso, relatórios paralelos são gerados a partir de diferentes perspectivas, o que complica o fluxo de informações.
Dica fundamental
Para facilitar a construção do seu RDO, uma boa ideia é separar as informações em duas categorias principais de controle:
- A – Eventos de Controle: aqueles que estão diretamente relacionados às frentes de produção na obra. Resumindo: registros dos indicadores primários e secundários de produção das principais atividades de serviço, bem como número de funcionários próprios e terceirizados pela empresa. Você também pode registrar nessa categoria as principais máquinas presentes no dia em questão.
- B – Eventos Extraordinários: aqueles que dizem respeito aos aspectos indiretos que são verificados na obra, como visitas quaisquer, seja de clientes, profissionais terceirizados ou outros envolvidos com a obra. E também os eventuais acidentes de trabalho, recessos ou atrasos nas etapas e nas entregas de materiais.
Relatório diário de obras é diário!
Um grande erro das construtoras e incorporadoras é não incluir o relatório diário de obras na rotina de trabalho oficial.
O que acontece é que às vezes esse documento tão importante não é levado a sério e os registros acabam sendo feitos semanalmente ou mensalmente – quando acontecem -, e isso não garante a veracidade das informações, tendo em vista que os eventos importantes que deveriam ser registrados podem ser esquecidos facilmente.
Elementos obrigatórios e não obrigatórios do RDO
Como você leu anteriormente, não há um exemplo único de relatório de obras, o que significa dizer que as informações presentes nele variam de empresa para empresa.
Contudo, por se tratar de um documento regulamentado, alguns pontos são indispensáveis na hora de construir o seu.
Isso significa que você não pode esquecer de registrar todos os dados do empreendimento, incluindo informações de reconhecimento de seu proprietário, do responsável técnico pela obra e também de um outro documento importante: a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART).
O que é a ART?
Em linhas gerais, a ART é o instrumento utilizado pelo profissional da construção civil para registrar as atividades técnicas para as quais ele mesmo foi contratado, e tudo isso é feito normalmente via formulário padrão.
Legalmente, a ART registra os responsáveis técnicos pela execução de obras e serviços.
Outros pontos obrigatórios do RDO
Os nomes de empreiteiras e suas respectivas ARTs, bem como as descrições de atividades e seus encargos, com datas de início e conclusão, também fazem parte das informações obrigatórias de um relatório de obras, seguidas pelas informações sobre possíveis acidentes e danos materiais que aconteceram durante os trabalhos da empresa e ainda os períodos de interrupção das atividades que eventualmente possam ter ocorrido.
Um RDO também é benéfico para a comunicação entre os profissionais
Assim como em um hospital os profissionais de saúde registram a evolução dos casos dos pacientes nos livros de registro para que os colegas de trabalho dos próximos plantões possam dar continuidade aos tratamentos, o relatório diário de obras comunica para todos os profissionais envolvidos qual é o ponto das etapas previstas em que os outros colegas se encontram, visto que nem sempre todos os envolvidos na gestão de uma obra estão presentes simultaneamente no local.
Confira mais alguns benefícios que o RDO pode gerar:
Problemas evitáveis
No seu RDO, por exemplo, constará informações sobre o desempenho de diferentes máquinas e também da equipe, certo?
Nesse caso, se uma determinada máquina vem demonstrando queda diária de rendimento, ou queda semanal, fica mais fácil identificar o momento certo de buscar um serviço de manutenção ou até mesmo a substituição da máquina por outra que mantenha o desempenho esperado.
E se pensarmos nas equipes de trabalho, se um número x de funcionários passa a ter atraso na entrega de determinadas atividades, fica evidenciado no RDO diário, dessa maneira o responsável pela gestão poderá identificar a real necessidade de se contratar mais mão de obra ou não.
Economia de materiais
Só quem já esteve em um canteiro de obras sabe como é enorme a quantidade de materiais que abastecem um determinado projeto.
Ou seja, a entrada de insumos é constante, e apenas um acompanhamento diário dos recursos é capaz de permitir um cálculo mais preciso da quantidade de materiais necessários para manter um fluxo saudável da obra, evitando o desperdício, o que gera economia no orçamento final.
Organização como benefício para o desempenho da empresa em tempos de crise
Possivelmente você sabe que estamos passando por um momento mundial complicado, certo?
É nesses momentos que empresas se destacam e que pequenos processos internos podem ocasionar em diferenciais incríveis para as empresas que ainda estão atuantes no mercado.
Dessa maneira, em um momento social e econômico tão instável, garantir ao máximo que a sua empresa esteja desempenhando 100% das suas capacidades é algo fundamental, e isso se faz com organização, uma das principais características do RDO.
Em tempos de crise, evitar problemas burocráticos e manter a segurança da sua empresa e das obras que estão ativas é algo que evita danos a curto e longo prazo, e tudo o que nenhum gestor ou empresário quer num momento como esse é que algum problema prejudique ainda mais a realidade das empresas, certo?
Por isso, estabelecer o RDO como uma das etapas necessárias para o bom andamento de uma obra é fundamental, ainda mais agora.
Lembre-se que esse documento pode evitar injustiças em caso de litígios, pode identificar desperdícios de materiais e até mesmo justificar possíveis eventualidades temporais causadas por ações climáticas imprevisíveis e indesejadas.
E profissionais experientes como você gostam de estar preparados!
E agora que você já conhece um pouco mais sobre RDO, que tal investir num segundo passo? Converse com a sua equipe sobre a implementação de um relatório diário de obras e dê início a mais uma etapa de sucesso na sua gestão.
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Assim fica muito mais fácil entender como funciona um Relatório Diário de Obras e quais informações você precisa preencher.
