Home office

Home Office: Como aumentar a produtividade

Há dias todos os holofotes estão virados para o COVID-19, e não é para menos, devido a sua rápida propagação é crucial que todos tenham conhecimento para se precaver o quanto antes, evitando uma sobrecarga no sistema de saúde e protegendo os grupos de risco. Por isso, muitas empresas adotaram o trabalho remoto ou Home Office para continuar produzindo mesmo com os colaboradores afastados fisicamente, nesse cenário surgem muitas dúvidas de como manter a união da equipe e aumentar a produtividade.

A cultura do Home Office não é tão popular no Brasil, infelizmente. Com isso surgem muitos marinheiros de primeira viagem com várias dúvidas de como manter a equipe focada, unida e com eficiência na execução das tarefas. 

Então, respira, prepara o café, abre teu bloco de notas que separamos dicas que vão te auxiliar nesse novo desafio!

Tenha disciplina!

Com disciplina você evita que fatores externos te abalem, diminuindo drasticamente a procrastinação. Para isso é necessário criar HÁBITOS. Separamos seis práticas que vão te ajudar nessa jornada:

1 – Estabeleça uma rotina

Abra a sua agenda e organize todos os seus horários, do começo ao final do dia, crie metas para a semana e para o mês. Por mais que esteja de quarentena, sua vida deve se manter o mais normal dentro do possível. Planeje seu sono, trabalho, exercícios, demandas e os siga rigidamente, não se prenda ao falso sentimento de férias que se tem quando está em casa! 

É importante estabelecer seu tempo de trabalho e focar, nada de ficar de pijama o dia inteiro e parar no meio do serviço para ir lavar a louça, viu?! O mesmo vale quando você quer fazer todas as tarefas da semana no mesmo dia. Pense: “Eu faria isso se estivesse no escritório?” e aja de acordo. 

Se você não criar esses hábitos, vai acabar perdendo prazos, se sobrecarregando, etc. 

2 – Crie o seu “Office” e o mantenha organizado

Algumas pessoas têm um espaço apropriado para trabalhar ou estudar em casa, mas muitos vão na base do improviso. 

Se você faz parte do segundo grupo, nada de ficar o dia inteiro com o notebook na cama! Escolha um ambiente tranquilo, iluminado e adequado para manter suas coisas de trabalho, de preferência uma mesa. O mantenha limpo e em ordem, é o seu “mini escritório”, nada de bagunça! 

Avise as pessoas que moram com você que aquele ambiente é onde você precisa manter o foco e organização, para saberem que quando está lá é porque não pode ter distrações. 

3 – Movimente-se!

Academias fechadas, não podemos correr no parque e até as idas ao mercado temos que evitar. Com isso, muitas academias e professores de educação física estão liberando videoaulas gratuitas ensinando a se exercitar em casa. 

Separe pelo menos meia hora do seu dia para fazer um alongamento, um abdominal, ou yoga. Qualquer exercício para tentarmos nos manter o mais saudáveis e dispostos possíveis é válido.

4 – Mantenha a comunicação

Não sabemos ao certo por quanto tempo vamos ficar de quarentena, para não nos sentirmos solitários é preciso manter a comunicação com colegas de trabalho, clientes, família e amigos!

Precisa fazer uma reunião? Faça uma videoconferência.

Quer bater um papo? Troque mensagens informais, faça uma ligação.

Quer acompanhar o desempenho do grupo de trabalho e estabelecer uma comunicação interna eficiente? Use ferramentas em que todos conseguem interagir, compartilhar e mostrar seus resultados.

Além disso, é legal criar um intervalo do trabalho para tomar um cafézinho virtualmente com os colegas, mantém a proximidade e sinergia do grupo! 

5 – Tenha foco

Para ser produtivo é necessário ter concentração no que se está fazendo.

Um método popular da nossa equipe é utilizar a técnica pomodoro. 

A técnica foi desenvolvida por um estudante Italiano que buscava formas de aumentar sua produtividade acadêmica. Então surgiu a ideia de dividir suas tarefas em blocos, fazer um checklist, e cronometrar o tempo com um timer – como bom italiano utilizou um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro em italiano).

E então executava da seguinte forma: 

  • Cronometrava vinte e cinco minutos e durante esse período, que nomeou de pomodoro, mantinha totalmente seu foco voltado à sua tarefa. 
  • Quando o timer tocava, ele anotava o progresso da tarefa e dava pausa de cinco minutos. Após quatro ciclos de pomodoro fazia uma pausa maior (entre 15 a 30 minutos) para oxigenar o cérebro. 

O resultado da técnica foi aumento de produtividade, diminuição da ansiedade e da procrastinação. Facilita a visualização do seu avanço, o que te interrompe, e tempo de execução de tarefas.

Visto a eficácia do método, depois de divulgado foi um sucesso.  Atualmente existem muitos sites e aplicativos que auxiliam na execução, mas você consegue pôr em prática apenas com o cronômetro do celular – ou até mesmo o da sua cozinha, né!? – e um bloco de anotações.

Depois de praticar o pomodoro tradicional, você pode adaptar da forma que melhor funcione na sua rotina. Seja com tempos ou intervalos maiores, o importante é testar até encontrar a sua forma mais eficiente de obter resultados. 

6 –  Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia está presente no nosso dia a dia o deixando cada vez mais ágil, conectado e produtivo. Para o momento que estamos vivendo não poderia ser diferente.

Existe muitas ferramentas online e GRATUITAS que vão te ajudar a executar todas as dicas que passamos! 

Ferramentas que vão potencializar sua produtividade

 O Obra Prima tem a cultura de incentivar o uso de ferramentas online para gerenciar e facilitar a execução das demandas. Por conta disso, nossa transição para a equipe 100% Home Office não foi difícil, mas sabemos que para muitas empresas foi uma mudança brusca. 

Para te ajudar a pôr em prática todas as dicas que passamos, vamos compartilhar algumas ferramentas que nossa equipe utiliza. 

1 – Asana

O objetivo do Asana é gerenciar as tarefas e projetos com proximidade.

Com uma interface intuitiva, você pode acompanhar de perto suas tarefas e desenvolvimento da equipe. 

Crie projetos em grupo e atribua tarefas para outros usuários, estabelecendo prazos, subtarefas, fazendo comentários e anexando arquivos. Podendo visualizar todas as demandas por quadros, calendário e lista. 

Com essas funções você consegue controlar os prazos e produtividade da sua equipe, também distribuindo tarefas de forma mais justa pois a visualização fica mais fácil.

Ainda há mais recursos nos planos pagos, como: cronograma, portfólio, formulário, integrações e muito mais!

Deixa mais simples controlar sua produtividade, sem perder tempo precisando lembrar de prazos, anotações, documentos… está tudo em um lugar só! 

2 – Trello

Uma ferramenta voltada à organização de tarefas, tanto individuais quanto em grupos. 

Com uma visualização simples em que você pode acompanhar sua evolução através da divisão em quadros. Dentro dos quadros são atribuídas tarefas podendo incluir comentários e check list. Uma forma simples de dividir prioridades e afazeres.

É usada principalmente pelo nosso desenvolvimento, facilitando o gerenciamento do que precisa ser feito com urgência, o que está em andamento e finalizado.

3 – Discord

Discord é um aplicativo de bate-papo por voz e mensagens que foi desenvolvido para a comunidade gamer. Mas para nós tem um uso inusitado: comunicação entre equipes e reuniões.

Todos os colaboradores criaram um usuário e entraram em nosso servidor, dentro dele criamos canais de voz e texto que são como “salas” que dividimos por setor: comercial, desenvolvimento, financeiro, etc. 

Criamos também salas de reunião, então quando membros de diferentes equipes precisam conversar, entram nas salas e conversam sem que ninguém tenha acesso ao que está sendo discutido. 

4 – Google Agenda

Creio que dentre as listadas aqui, seja a ferramenta mais conhecida. 

É uma ferramenta popular no nosso setor comercial, organizamos dias e horários de apresentações com clientes, reuniões e compromissos. Evita esquecimentos e atrasos pois notifica todos os envolvidos. 

Como utilizamos outros serviços Google para a comunicação com os clientes, facilita pelas integrações fornecidas pela plataforma.

5 – Google Hangouts Meet

É a plataforma para reuniões por videoconferência que utilizamos em chamadas externas, é integrado com nosso Google Agenda. 

Por ter uma interface simples e fácil acesso seja por web ou smartphone, precisando apenas do compartilhamento de um link, é a melhor forma de conversarmos com nossos clientes e empresas parceiras.

O convite pode ser feito por agenda ou e-mail, além disso equipes que usam o Skype for Business ou sistemas de videoconferência baseados nos padrões SIP e H.323 podem participar das reuniões. 

O acesso gratuito suporta até trinta participantes, mas o Google liberou o acesso premium gratuitamente até dia 1º de Julho por conta do coronavírus, incentivando o trabalho remoto e adesão à quarentena. 

6 – Zoom

Essa é outra plataforma que utilizamos para videoconferência. Os convites e acessos acontecem de forma semelhante ao Hangouts Meet. 

O diferencial do zoom é a capacidade de suportar grandes públicos, podendo ter até quinhentos participantes na reunião, existe também o modo Webinar onde é possível compartilhar o direito apenas à visualização da chamada com até dez mil espectadores.

Ainda há funcionalidades como anotações, compartilhamento de tela, armazenamento na nuvem e muito mais.

Algumas funções estão disponíveis apenas na versão paga, mas pequenas reuniões ocorrem tranquilamente de forma gratuita!

7 – Google Keep

Mais um da família Google para facilitar a integração. 

Google Keep permite adicionar notas, listas, fotos e áudio. Pode ser usado por web e smartphone.

Perfeito para anotar os insights e não perder nenhuma ideia! 

Ainda é possível compartilhar suas epifanias com sua equipe ou até mesmo facilitar a comunicação em família, compartilhando a lista do mercado.

8 – Loom

Loom é uma extensão do Google Chrome que permite que você grave sua tela e compartilhe de forma rápida e prática. 

Perfeito para quem precisa ensinar alguém a mexer em um novo sistema, ou mostrar passo a passo de alguma tarefa.

Quando implantamos alguma funcionalidade nova no Obra Prima, utilizamos para gravar tutoriais para nossos clientes. Simples e funcional!

9 – AnyDesk

Um Software para quem precisa de acesso remoto à área de trabalho Windows. Alguns servidores precisam de sistemas e documentos que só podem ser acessados pelo servidor da empresa, como é o caso da nossa equipe de desenvolvimento. 

Às vezes também surgem problemas que precisam ser resolvidos com urgência: tá longe do seu PC e surgiu um imprevisto? 

De forma rápida você consegue se conectar remotamente e resolver tudo sem complicações, como se estivesse dentro do escritório! 

10 – Krisp

Você entra em uma videoconferência e os cachorros começam a latir, as crianças a gritar… Mas calma, o Krisp resolve tudo isso! Krisp é um aplicativo que também pode ser usado como extensão no navegador, é compatível com todas as plataformas. O intuito dele é cancelar os ruídos que atrapalham suas videochamadas.

Porque ninguém merece ter que ficar se escondendo ou gritando para conseguir participar da reunião, né?

Seja resiliente!

Você pode ter lido e estar achando que toda essa tecnologia não é para você, mas agora é hora de sair da zona de conforto e ser criativo. 

O momento exige disciplina e consciência coletiva.

É um esforço que vai impactar positivamente a sua vida e a da sua equipe. Transformações acontecem quando encaramos desafios. 

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