Tudo o que você precisa saber sobre o ERP para a construção civil está aqui.
ERP ganham cada vez mais espaço entre construtoras de diversos portes. É um sistema complexo, cheio de funcionalidades e que cuida de cada detalhe da gestão das empresas e obras da construção civil.
Esse sistema pode ser de grande ajuda para construtoras, mas conseguir os melhores resultados, ou até decidir se ele é o sistema certo para sua empresa, depende de entender o que é e quais as ferramentas e vantagens do ERP.
O que é o ERP?
Em termos simples, o ERP é um sistema de planejamento para empresas. Inicialmente estes sistemas foram criados para controles de estoque, na década de 50, unificando os (poucos) avanços tecnológicos da época com os processos de gestão.
O primeiro modelo real de planejamento, criado na década de 70, foram resultado da expansão econômica e tinham como foco a produção. Eles envolviam sistemas de compras, vendas e logística e eram chamados de MRP, onde o M era Manufatura.
O ERP como conhecemos agora surgiu na década de 80. Ele foi uma ampliação dos MRP, adicionando ao processo de produção funcionalidades de gestão financeira e recursos humanos, entre outros.
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos Empresariais ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial. A integração de funcionalidades que ele oferece inclui, nas versões mais recentes:
- Vendas;
- Compras;
- Produção;
- Logística;
- Contabilidade;
- Departamento fiscal e jurídico;
- Financeiro;
- Estoque;
- Informações da empresa;
- Recursos Humanos;
- Processos.
Isso significa que há um controle completo desde o momento em que o cliente entra em contato com a construtora (ou empresa de outro setor) até o contato pós-venda.
Esse sistema se destacou muito no mercado por oferecer mais eficiência com um investimento mais baixo, substituindo a necessidade de contratar diversos sistemas e garantindo maior padronização das informações.
Para que serve o ERP?
Pela descrição do que é o ERP já é possível ter uma ideia de para que esse sistema é utilizado. Sua principal missão é garantir o alinhamento de diversos departamentos dentro das construtoras.
Ao oferecer alinhamento, o sistema organiza os dados e oferece maior controle, o que garante mais condições de competir no mercado.
É preciso saber que a competitividade maior não vem de graça. O ERP serve para que ela seja alcançada por oferecer uma visão mais ampla do negócio.
Dessa forma, beneficia tomadas de decisões mais estratégicas e maior detalhamento das operações e processos.
Pensando no dia a dia de uma construtora, o sistema garante maior volume de detalhes no momento de desenvolver o planejamento, otimizando cronogramas, processos e orçamentos.
Como o ERP funciona?
O sistema se desenvolve com tecnologia modular. Esse tipo de tecnologia é aquele em que existem diversas ferramentas, uma para cada funcionalidade, que se integram e geram dados únicos sobre o negócio.
Basicamente, é como contratar diversos serviços pagando apenas por um sistema. Por isso que o funcionamento do ERP é considerado mais simples e eficiente para uma gestão inteligente e segura dos processos e dados.
A estrutura do sistema tem 3 bases:
- Código, que é a estrutura do software;
- Banco de dados, onde os dados são salvos;
- Interface, que é o design visível aos usuários.
Essas estruturas podem ser encontradas On-Premise ou na Nuvem, dependendo do software utilizado.
A versão On-Premise é aquela que exige da construtora investimento em hardwares, ou seja, em equipamentos físicos. Para esse caso, além do investimento no software, é necessário ter computadores, HDs para armazenamento de dados, manutenção dos equipamentos e muitos outros detalhes para cuidar, além de uma equipe que saiba cuidar dos hardwares, ou seja, ter uma equipe de TI.
Por não exigir investimentos em equipamentos físicos, uma versão mais adotada é a ERP em Nuvem. Nesse formato, todo o armazenamento de dados é feito em servidores online, eliminando manutenção de equipamentos e deixando a necessidade de uma equipe de TI nas mãos da provedora de serviços em nuvem.
ERP: uma estrutura modular
Já que é um sistema que pode ser utilizado em todos os setores para controlar uma grande diversidade de processos, nada mais justo do que ter uma estrutura modular, ou seja, dividida em módulos.
Para entender, vamos pensar exclusivamente na realidade das construtoras. Algumas empresas podem utilizar o ERP para toda sua estrutura, outras apenas para controlar a integração entre o departamento de estoques, financeiro e compras, por exemplo.
Nos segundo caso, serão necessários 3 módulos, um para cada departamento. Os dados de cada um é inserido por cada responsável e o relatório final faz a combinação dos 3.
A ferramenta ainda permite que o departamento de compras analise as informações do estoque antes de tomar as decisões sobre a aquisição de insumos e assim por diante.
Um ERP que faz a integração de todos os departamentos, o sistema funciona da mesma forma, mas com uma complexidade maior, já que o número de módulos é, também, maior.
Assim, que, nesse caso, o sistema terá o departamento financeiro, compras, estoque, contabilidade, rh e muitos outros.
Claro, essa separação por departamentos é apenas uma possibilidade do ERP. Ele pode separar os módulos, também, por setor de atuação, muito útil para empresas que atuam em diversas vertentes como construção, serviços, indústrias e outros.
Ele pode ser utilizado na construção civil dividindo os níveis de atuação, criando módulos para reforma, obras públicas, residenciais e outros.
Toda essa configuração vai depender do que cada construtora tem mais necessidade. Entender o negócio e como o ERP pode beneficiar mais a empresa, nesse momento, é essencial para garantir a otimização dos processos com o uso do sistema.
Vantagens para a construtoras
Independentemente do tamanho da sua empresa, o ERP pode auxiliar muito nos processos e traz diversos benefícios. Claro, é preciso escolher com inteligência qual sistema contratar, mas no geral as vantagens são as mesmas.
Descubra aqui qual é o ERP mais adequado para pequenas construtoras >
Entender bem o que é o ERP exige conhecer bem as vantagens que pode oferecer para a construção civil. Existem diversos pontos positivos para incentivar o uso desses sistemas por parte das construtoras, trazemos aqui os principais.
1. Conquiste integração e especialização na gestão
É possível encontrar no mercado sistemas ERP específicos para a construção civil. Dessa forma, mais do que ter um fluxo de informações mais eficiente, a construtora consegue integrar os departamentos com ferramentas e filtros pensados para a realidade e o dia a dia do setor e do canteiro de obras.
Com essa especialização da integração, o gerenciamento de obras se torna mais efetivo e o uso do sistema mais intuitivo, reduzindo a chance de esquecer algum detalhe ou cometer erros.
2. Processos otimizados
Se existe uma coisa que sistemas integrados conseguem garantir é um maior controle dos processos. Nunca mais a empresa vai sofrer problemas por ter realizado compras sem conferir o estoque, por exemplo, pagando por materiais que não precisa e sem ter como armazenar.
A otimização dos processos é o primeiro passo para garantir alinhamento das atividades desempenhadas e maior produtividade no escritório e no canteiro de obras.
3. Não perca mais prazos
Com a automação da comunicação com fornecedores e clientes e maior facilidade em desenvolver o planejamento da obra, não é de se espantar que o tempo perdido em cada etapa seja menor.
O mesmo vale para o canteiro de obras. A otimização dos processos permite desenvolver cronogramas de obras mais corretos e objetivos, maior controle dos riscos e, assim, reduzir os atrasos.
4. Dados de qualidade
Com toda a informação referente à obra concentrada em um só lugar, erros são evitados e as análises e previsões mais corretas. Que melhor forma de conseguir resultados do que com base em informações confiáveis acessíveis a todos os envolvidos no projeto?
Essa vantagem garante a qualidade dos resultados por otimizar a tomada de decisões e a comunicação entre equipes. Nada mais de erros por não ter entendido a informação ou por ter em mãos dados diferentes entre os departamentos e responsáveis por etapas.
5. Controle tributário
São muitas as contas para serem controladas e organizadas pelas construtoras. Além dos pagamentos referentes a cada obra, a empresa tem que estar atenta ao pagamento dos custos indiretos e às tributações.
Quando organizadas, manter o controle de quais tributações do governo devem ser pagas pela empresa e em cada tipo diferente de obra, além de saber quando e quanto deve ser pago, fica muito mais simples.
6. Controle de custos
Se os dados estiverem corretos e os departamentos integrados, manter os custos de cada obra sob controle fica simples. Os sistemas ERP garantem um acompanhamento muito claro dos custos previstos e realizados.
Garantir que a construtora consiga supervisionar o orçamento desenvolvido e verificar se tudo anda de acordo com o esperado é essencial. Só assim erros e desperdícios podem ser identificados e corrigidos.
O que traz um ERP para o setor da construção civil
Agora que você conhece as vantagens que um ERP oferece, que tal saber quais são as funcionalidades que os sistemas específicos para a construção civil podem trazer para sua construtora?
Fornecedores na palma da mão
Muito melhor que o controle por planilha, nesse sistema o cadastro de fornecedores não só registra os dados, mas também é capaz de emitir notas ficais e otimizar toda a comunicação e pesquisa para orçamentos.
Emita notas fiscais
Não importa o tamanho da sua construtora, emitir nota fiscal é uma obrigação para manter suas obras dentro da lei. Elas impactam o fluxo de caixa e conciliação bancária. Por isso, emitir notas fiscais dentro do sistema pode ser uma grande facilidade.
Gestão financeira otimizada
Integração entre recebimento de dinheiro dos clientes, pagamento de fornecedores, emissão de notas, estoque e orçamentos garante muito mais controle na gestão financeira com muito mais segurança.
Cronograma de obras melhores
Essa é uma das funcionalidades mais específicas da construção civil oferecidas. Garantir cronogramas bem estruturados e a possibilidade de acompanhar sua evolução dia a dia é uma das maiores necessidades para construtoras que desejam bons resultados.
Controle dos contratos
Ter o registro das obrigações e direitos dos clientes e da construtora bem organizados e fáceis de consultar é essencial para toda obra. Com o ERP eles podem ser melhor controlados e ajustados à medida que os projetos avançam, oferecendo mais rapidez e segurança para o processo.
Conhecimento mais assertivo dos riscos
Riscos de acidentes, desperdícios, erros de orçamento e execução são sempre uma preocupação para construtoras. Ainda que imprevistos sejam uma possibilidade muito grande em obras, a análise de riscos pode ser otimizada com o ERP.
Claro, isso não significa que os imprevistos deixarão de acontecer, mas garantem que os riscos que podem ser previstos não causem tanto impacto. Com uma análise mais eficiente é possível tomar medidas preventivas e conseguir estabelecer respostas rápidas, evitando impactos negativos nos projetos.
Construtoras e soluções alternativas ao ERP: você não precisa pagar caro demais
A gente sabe que para muitas construtoras o custo de um ERP é muito fora da realidade, é um investimento que pode ser muito alto e inviável.
Deve ser difícil ler tantos benefícios e vantagens e saber que o investimento alto não permite que sua construtora aproveite de cada um. Calma, não precisa desanimar. Existem alternativas.
Ainda que um ERP seja um sistema muito completo para auxiliar empresas de diversos segmentos, a construção civil entendeu a importância das ferramentas oferecidas pelo desenvolvimento tecnológico. Os avanços viram nessa importância uma oportunidade e diversos sistemas de gestão de obras começaram a surgir.
Na verdade, alguns softwares podem ser uma opção muito melhor que o ERP, já que oferecem as funcionalidades essenciais e focadas na construção civil e eliminam as funções obsoletas.
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