Planilha de orçamento de obras

Orçamento de obras: por que as planilhas estão ficando para trás?

Entenda as atualizações tecnológicas que estão tornando planilhas de orçamento de obras segunda opção para construtoras.

O processo de construção de orçamentos de obras é determinante no sucesso de qualquer projeto de construção civil.

Tudo o que é desenvolvido no canteiro de obras ou dentro da empresa depende de verba para ser investida em pagamento de contas, funcionários, materiais e equipamentos. Apenas tendo dinheiro para investir em melhorias as construtoras conseguem crescer e aumentar sua competitividade de mercado.

Não é preciso dizer que o dinheiro de uma construtora vem dos pagamentos dos clientes e que o valor pago por eles é definido pelos orçamentos de obra, então, destacar sua importância se torna desnecessário.

Em lugar de debater porque orçamentos de obras são importantes, é hora de entender como sua construção tem evoluído, os benefícios que os avanços tecnológicos oferecem para a construção civil e quais elementos nunca devem ser ignorados.

Tecnologia e orçamentos de obras: como evoluíram juntos?

Não faz muito tempo, o desenvolvimento de orçamentos da construção civil era feito manualmente. O primeiro avanço tecnológico vivido foi o uso de planilhas do excel, que trouxeram as primeiras automações.

Poder jogar custos unitários de materiais e não ter que realizar o cálculo total no papel ou na calculadora acelerou muito os processos das construtoras na época. No entanto, ainda se mantinham muitos pontos de atenção.

Bastava um erro na formatação das planilhas para causar problemas graves para o orçamento e projeto e toda construtora sabe que um valor errado no orçamento pode significar um prejuízo muito grande para a empresa.

Além disso, controlar custos indiretos, margem de lucros e outras taxas dependia muito de que a pessoa completando a planilha não cometesse erros.

Por esse motivo, sistemas mais tecnológicos começaram a ser desenvolvidos, integrando a construção do orçamento com o departamento financeiro e de compras. 

Assim, à medida que as pesquisas com fornecedores eram feitas e as contas mensais das construtoras fechadas, os valores eram automaticamente inseridos nas plataformas, reduzindo a possibilidade de erros.

Os riscos do uso de planilhas de orçamento de obras

As planilhas são boas ferramentas para controles de orçamentos de obras mais simples e para servir como guia para construtoras nos primeiros momentos da pesquisa de custos, mas acabam oferecendo 4 riscos principais para as construtoras:

Erros

Ainda que a planilha tenha certa automatização dos cálculos, os resultados dependem de que um funcionário insira cada valor corretamente e, dependendo da planilha utilizada, alguns cálculos têm que ser feitos antes de inserir o custo na ferramenta.

Assim, muito do preenchimento da planilha depende de trabalho manual e, com isso, os erros podem ser cometidos. 

São muitas informações a serem preenchidas e basta um segundo de desatenção para impactar todo o projeto.

Atrasos

Se o preenchimento de boa parte da planilha de orçamento de obras é manual, não é de se espantar que o tempo seja maior.

Claro, mais do que o atraso no planejamento e apresentação do orçamento para o cliente, o uso de planilhas ainda pode gerar atrasos na própria execução da obra. Imagine que no preenchimento um erro é cometido e falta verba para aquisição de materiais, ou o volume de materiais é marcado errado.

Nesse caso, no momento em que esses materiais forem necessários, eles não estarão disponíveis.

A obra terá que ser paralisada e até que o problema seja resolvido, atrapalhando todo o cronograma.

Quebra de confiança

Seu cliente recebeu o orçamento, aprovou e se organizou com os pagamentos de acordo com o contrato feito. 

Com isso, ele conta que a construtora seja capaz de cumprir os prazos e valores acordados e que entregue resultados de qualidade.

Quando pensamos nos atrasos e erros que a planilha oferece como risco, é impossível, então, não considerar o impacto negativo que ocorre na confiança do cliente. 

Ter que renegociar valores ou sofrer com atrasos por erro no orçamento não é visto pelo cliente como imprevisto, mas como falta de profissionalismo e capacidade.

Perder a confiança do cliente é muito perigoso. 

Toda a competitividade da construtora é comprometida e a possibilidade de fechar novos contratos ou receber indicações cai por terra.

Segurança

Mais do que custos, planilhas possuem muitos dados sobre o contrato, o cliente e a construtora. Conferir cada um desses dados ao utilizar uma planilha com formatação já feita para agilizar o trabalho pode gerar erros nesses dados.

  • Lembre-se: o orçamento de obras não é um guia e um compromisso entre cliente e construtora apenas, é um documento oficial que entra nas prestações de contas fiscais da construtora. Um erro nos dados pode gerar riscos de fraudes e muitas consequências legais.

Além disso, essas planilhas são arquivos simples de computador e exigem muito mais para que sejam protegidas contra roubos de dados por terceiros e para que construtora e cliente sejam protegidos.

O que lembrar ao fazer o orçamento

Antes de decidir qual sistema é mais eficiente para realizar seu orçamento de obras é essencial perguntar: o que é essencial inserir nesse orçamento e o que posso consultar para facilitar o trabalho?

Para facilitar na hora de responder essa pergunta, trazemos alguns elementos que não podem ser desconsiderados na hora de elaborar o orçamento do seu projeto.

Tabela Sinapi

A Tabela Sinapi, ou  Tabela do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil, utiliza dados levantados pelo IBGE para oferecer um panorama dos custos na construção por região.

Sim, ela te dá valores de custos unitários de material e mão de obra para facilitar seu orçamento.

Ainda que ela não dispense uma boa pesquisa de custos antes de fechar o orçamento, é uma boa base para sua construtora possa definir se os produtos estão muito caros ou dentro do valor esperado na média da região.

Essa possibilidade de comparação pode facilitar muito a decisão da equipe de compra.

Aprenda a fazer orçamento de obras com a Tabela Sinapi aqui >

Custos indiretos

Cada obra tem seus custos de instalações, materiais, equipamentos, mão de obra, documentação e impostos. No entanto, esses não são os únicos custos que a construtora deve considerar no orçamento.

Se a construtora organiza o orçamento considerando apenas esses valores, chamados de custos diretos, o pagamento de contas do escritório, que não estão relacionados com o projeto, acabam tendo que ser pagos utilizando a margem de lucro.

Os valores que mantém o escritório funcionando, os famosos custos indiretos, devem ser considerados no orçamento. 

Dessa forma, o lucro da construtora para investir em crescimento e inovação é protegido.

BDI

Recentemente, um decreto do Governo Federal colocou o BDI como elemento obrigatório para o desenvolvimento de orçamentos de obras na construção civil.

O BDI é a forma mais eficiente de considerar benefícios e despesas indiretas de forma correta e segura para a construtora. O levantamento dos custos indiretos que a gente acabou de mencionar deve sempre ser inserido na fórmula do BDI.

Conhecer as melhores práticas do BDI na construção civil é, então, um diferencial de qualidade para o orçamento.

Detalhes da mão de obra

É muito importante estar atento aos detalhes na hora de fazer o levantamento de custos da mão de obra. Existem muitas diferenças na execução de serviços que impactam o custo e o cronograma.

Um exemplo que usamos muito e que é sempre bom lembrar é o da construção de uma parede de uma casa. O custo e tempo de construir uma parede simples é diferente de uma parede com janelas, porta, instalações elétricas e hidráulicas.

Conhecer esses detalhes e discriminar no orçamento da mão de obra é indispensável para ter certeza de que não vão aparecer surpresas no orçamento durante a execução.

Curva ABC

A curva ABC na construção civil é muito importante para o controle dos orçamentos. É ela que define a forma como as compras vão ser feitas, quais itens são mais importantes e quais podem ser comprados mais próximos do momento de utilizar.

Seguir a curva ABC não impacta tanto no valor final do orçamento, mas faz toda a diferença na hora de começar a comprar e pagar os materiais. Com ela, a negociação com os fornecedores pode ser mais vantajosa.

Se quiser saber mais sobre as princiáis etapas do orçamento de obra, temos o conteúdo perfeito para sua construtora.

Softwares de gestão de obras: uma alternativa mais eficiente

Planilhas de orçamento de obra não são a pior alternativa para construtoras e podem ajudar muito em alguns momentos, mas nem de longe são a forma mais eficiente de criar um orçamento.

Na hora de aumentar a eficiência e reduzir erros, quanto mais automatizado e integrado o sistema de elaboração de orçamento, melhores serão os resultados. Por isso, um dos principais destaques do mercado atual são os softwares.

Existem alguns aplicativos específicos para a elaboração de orçamentos e que não incluem outras funções e eles podem ser de grande ajuda. Afinal, ainda que não tenham integração do projeto como um todo, são muito mais automatizados que planilhas, reduzem o tempo gasto e os erros cometidos.

A melhor opção para construtoras que desejam ter um controle mais completo, no entanto, são os softwares de gestão de obras.

As plataformas desenvolvidas para gestão de obras incluem uma área para orçamentos, mas seu diferencial está em ter mais de uma funcionalidade. Cada etapa do planejamento, organização e controle do início ao fim do projeto é inserido no mesmo aplicativo.

Explicando melhor, isso significa que na mesma plataforma em que seus custos diretos e indiretos são inseridos, estão também os controles de cronogramas, negociações com fornecedores, pesquisas de preço, planejamento das etapas de execução, acompanhamento dos Relatórios Diários de Obras (RDO), comunicação com clientes e outros elementos da obra.

Planilhas de orçamento de obras: abandonar ou adaptar?

Depois de todas as análises feitas, muitas construtoras vão pensar que é o momento de abandonar as planilhas de obras e buscar alternativas melhores. Bom, não é exatamente isso que estamos dizendo.

Planilhas podem ser uma boa forma de criar históricos e organizar as ideias, ainda que estejam sujeitas a riscos. 

O ideal é, na verdade, adaptar os processos. Muitos softwares de gestão aceitam que as planilhas prontas sejam inseridas no sistema e se baseiam nela para completar os orçamentos.

Nesses casos, a própria plataforma faz uma análise e comparação de dados identificando erros a serem corrigidos, o que, no final, pode acabar economizando muito mais tempo do que inserir dado por dado na plataforma.

A grande vantagem das tecnologias está em adaptar hábitos em lugar de mudar bruscamente como as coisas são feitas. Dessa forma, a construtora pode otimizar suas atividades e ir reconstruindo a cultura da empresa para que os funcionários se adaptem mais facilmente às novas necessidades.

Sabe qual a melhor forma de conseguir essa transição e garantir sempre os melhores resultados para a construtora e para as obras? 

Estando sempre bem informado sobre as novidades que o mercado da construção civil e as tecnologias trazem todos os dias.

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