A gestão de obras

Os maiores desafios da gestão de obras: quais são e como superá-los?

Reduzir desperdícios, melhorar a lucratividade e eliminar erros depende da gestão de obras. Saiba quais são e como superar seus desafios e garantir o crescimento da construtora.

Se a execução de uma obra é um desafio para qualquer construtora, o processo de organização e controle fora do canteiro de obras exige um esforço ainda maior. 

Com um grande grupo de profissionais envolvidos e a necessidade de ter atenção à detalhes, qualquer pequeno desvio pode se tornar um grande problema.

Não são poucas as construtoras que sofrem na hora de buscar eficiência para a gestão de obra. 

São muitas etapas a serem controladas e o trabalho começa antes mesmo do projeto ser aprovado. 

O único modo de conseguir fugir das dores de cabeça é alinhando as etapas, o que não é uma tarefa assim tão simples.

Alinhar etapas exige:

  • Planejamento de obras cuidadoso;
  • Cronograma detalhado;
  • Orçamento de obras corretos;
  • Relatórios diários de Obras (RDO) sempre em dia;
  • Organização de estoque;
  • Boa comunicação com equipes;
  • Segurança e saúde do trabalho (SST) garantida;
  • Relacionamento clientes;
  • Controle financeiro.

Lembrando que cada um desses itens não deve ser pensado apenas para o projeto que vai ser executado, mas para toda a empresa. 

De nada adianta uma gestão de obra eficiente para um projeto se o financeiro do escritório é uma bagunça e se o planejamento de uma obra não considera as demais fases que estão sendo executadas.

Se começar a pensar sobre cada um desses pontos já foi o suficiente para te dar dor de cabeça, esse texto é para você. 

Afinal, entender os desafios e tornar a gestão de obras da construtora mais eficiente é o melhor jeito de sumir de vez com essa dor de cabeça dos problemas do dia a dia.

Gestão de obras: descubra o analgésico ideal para sua dor de cabeça

Solucionar problemas de gestão o principal passo para construtoras que desejam ganhar maior eficiência e se estabelecer no mercado. 

É um passo essencial, principalmente para médias e pequenas construtoras, que têm impactos ainda maiores quando surgem problemas.

Conheça aqui os principais desafios da gestão de obra e saiba como resolver os problemas que se apresentam.

1. Planejamento de obras cuidadoso

O planejamento é o primeiro passo para começar uma obra. 

Antes de apresentar orçamentos para clientes, comprar materiais, contratar mão de obras e todos os outros elementos, é preciso organizar a forma como a obra acontecerá.

Imagine que sua construtora foi contratada para construir uma casa…

Seus concorrentes também são capazes de realizar o serviço, o que significa que seu destaque deve ser na forma como tudo é organizado.

No planejamento, considere cada etapa separadamente, o que cada uma exige em relação a materiais e mão de obra, como será a logística de entrega dos insumos e como a obra pode se tornar mais eficiente após a construção ser finalizada. 

Não se esqueça de verificar como a obra evolui de uma etapa para outra, pensando em tempo de execução e no que pode ser feito simultaneamente.

Apenas no planejamento é possível identificar os problemas que podem surgir, é a conhecida análise de riscos. 

Uma casa não é uma construção de grandes alturas, mas considerar, por exemplo, a possibilidade de acidentes no momento de construir o telhado reduz os riscos.

Lembre-se: quanto mais detalhado o planejamento, menores as chances de cometer erros.

Baixe o nosso infográfico gratuito sobre o Planejamento de Obras e torne a sua gestão de obras muito mais eficiente! >

2. Cronograma detalhado

Pensar nas etapas é importante, mas seu cliente não acompanha esses detalhes. 

Sabe o que o preocupa? A construtora entregar uma obra de qualidade dentro do prazo.

Claro, cuidar do cronograma não é importante só para cumprir o combinado com o cliente. 

Atrasos geram custos e quem paga por eles é a construtora, o que significa que atrasos podem fazer todo o lucro do projeto desaparecer.

Vamos voltar para a casa que estávamos construindo. O combinado com o cliente era a construção de um telhado em 2 semanas e a construtora combinou com a equipe esse prazo.

Imagine agora que o cronograma não foi feito de modo detalhado, as possibilidades de problemas, como um dia de chuva, não foram consideradas e, adivinha, choveu e a equipe perdeu um dia de trabalho.

Um dia de trabalho perdido significa um dia a mais de pagamento da equipe e de locação de caçambas e equipamentos, um custo que seu orçamento de obras não considerou…

Se o seu problema de gestão de obras é o cronograma, que tal algumas dicas? Confira aqui o conteúdo 7 dicas essenciais para o seu cronograma de obras >

3. Orçamento de obras corretos

Se o orçamento da obras já é impactado por apenas algumas horas de atraso, imagine o que não pode acontecer se ele for aprovado com erros. 

Um orçamento incorreto nunca será cumprido, o dinheiro para o pagamento de insumos não será suficiente e, mais uma vez, o pagamento sairá da margem de lucro da obra (isso se sua construtora considerou essa margem na elaboração).

O orçamento de uma obra é um desafio porque precisa considerar muito mais do que o projeto que vai ser realizado. 

Precisa de mais dicas para o orçamento, confira outro conteúdo do Obra Prima >

Um dos elementos que muitas construtoras deixam de lado ou não inserem corretamente é o BDI.

Mencionamos o BDI por ser a forma mais eficiente de considerar custos internos da empresa, como materiais de escritório e contas de água e luz, entre e outros. 

Além disso, ajuda a inserir uma margem de lucro que seja adequada, garantindo o crescimento da construtora sem transformar a obra em um projeto muito caro para o cliente.

Entenda o que é o BDI e qual é a sua importância clicando aqui >

Considere sempre que os materiais podem aumentar de preço entre a data do orçamento e a data da realização das compras, não considere preço antes de qualidade e busque sempre que possível softwares que ajudem a reduzir riscos de erros de cálculos.

4. Relatórios diários de Obras (RDO) sempre em dia

Além de um documento exigido para muitas obras, é uma das melhores formas de acompanhar a evolução da execução, identificar erros e riscos que não foram pensados no planejamento e solucionar problemas antes que impactem negativamente a obra.

Outra vantagem do RDO é criar uma documentação detalhada que sirva de base para elaborar o planejamento, cronograma e orçamento dos próximos projetos.

Elaboramos um Guia Completo de preenchimento do RDO. Confira aqui >

Claro, na correria do dia a dia de um canteiro de obras pode não ser simples se lembrar de cada informação. O responsável pela obra pode identificar um problema as 8h da manhã e só criar o documento no fim do dia. Até lá, problemas menores podem não ser lembrados.

Adotar um sistema digital que permita atualização imediata sem depender de um computador, utilizando o celular, ajuda muito construtoras que desejam melhorar a elaboração dos relatórios.

Baixe gratuitamente o nosso modelo de RDO clicando aqui >

5. Organização de estoque

Estoque de materiais e de projetos realizados são dois elementos que exigem organização.

O estoque de imóveis não é difícil de entender. 

Se a construtora realizou um projeto que depois de finalizado não foi vendido, o dinheiro investido está parado. 

É necessário saber quais os imóveis já foram vendidos e quais ainda estão em estoque para organizar divulgação e venda, garantindo o retorno do investimento feito.

O controle de estoque de materiais, no entanto, é um pouco mais complicado. 

Imagine que sua construtora considerou a possibilidade de que algumas telhas se quebrassem no transporte para uma obra e realizou a compra de extras por segurança.

Como o transporte e armazenamento ocorreram como o esperado, nenhuma telha se quebrou, o que significa que, após finalizar a obra, sobraram telhas. Elas serão armazenadas no estoque da construtora e podem ser usadas em uma próxima obra.

Sem um estoque bem organizado, os insumos armazenados não são controlados e muito desperdício ocorre. 

Aproveitar em outras construções materiais que sobraram, saber quantos EPIs a construtora possui para a segurança dos trabalhadores e se todos os equipamentos levados para o canteiro foram devolvidos só é possível com a documentação da entrada e saída de estoque. 

Esse controle ajuda a cortar custos e reduzir desperdícios.

6. Boa comunicação com equipes

Outro desafio da gestão de obras é a otimização da comunicação entre escritório, engenheiros, mestres de obras e trabalhadores. 

Alinhar as informações que todos recebem é muito importante para que tudo corra como deve.

Imagine uma obra em que o pedreiro percebe que faltarão tijolos. Ele deve comunicar aos responsáveis para que a compra de mais material seja realizada. Sem um canal eficiente para esse contato, avisar sobre a falta do material pode tomar muito tempo e resultar no atraso.

O caminho oposto da comunicação também deve acontecer. 

A administração da obra/gestão de obras precisa de canais rápidos e eficientes para informar sobre protocolos de segurança, alterações no projeto, cronogramas que devem ser cumpridos e outros detalhes essenciais para o sucesso do empreendimento.

7. Gestão de compras e materiais

Uso e armazenamento de materiais sozinhos não tornam uma gestão eficiente, é essencial, primeiro, controlar o processo de compras. 

Controlar os custos, definir como armazenar tudo, quando as entregas serão realizadas e garantir a qualidade sem gastar muito dependem de muita pesquisa e cuidado.

Se na sua obra faltam materiais, atrasos serão inevitáveis e compras realizadas em urgência (compras de emergência) tem um custo mais alto do que o previsto no orçamento. 

Por isso, criar uma gestão de compras que organize datas dos pedidos, aproveite as melhores oportunidades de negociação e garanta o melhor custo benefício é essencial.

Quer saber como otimizar sua gestão de compras? Explicamos tudo aqui.

8. Segurança e saúde do trabalho (SST) garantida

A segurança e saúde dos trabalhadores deve sempre ser preservada. 

Além de ser importante para a eficiência da gestão de obras, é um procedimento exigido pelas Normas Regulamentadoras, são como leis que devem ser seguidas em diversos setores.

SST, no entanto, vão muito além da obrigatoriedade da lei. 

Não considerar riscos em um canteiro de obra tem grandes impactos negativos nos projetos. 

Um trabalhador que se machuca deve ser afastado, mas não deixa de receber o salário, uma vez que o acidente ocorre no ambiente de trabalho.

Sim, a construtora tem um grande aumento nos custos em caso de acidentes. 

Atrasos para esperar que o problema que causou o acidente seja solucionado, multas por não oferecer um ambiente seguro, a contratação de um funcionário extra, esses são apenas alguns dos problemas enfrentados por não oferecer um ambiente de trabalho pensado para a prevenção de acidentes.

A solução? Siga as orientações de SST, ouça funcionários sobre os riscos que eles identificam no canteiro de obra e ofereça equipamentos adequados para a segurança. 

9. Relacionamento com clientes

Sim, a opinião e confiança do cliente é essencial para se considerar a gestão de uma obra verdadeiramente eficiente. 

Uma boa comunicação significa entender suas necessidades e expectativas e garantir que o projeto saia de acordo com o contratado.

Além disso, o processo de prestar contas e mostrará a constante evolução da obra para o cliente garante que ele esteja sempre por dentro do que acontece, onde o dinheiro é gasto e como a empresa trabalha.

A construção civil é um setor competitivo e se destacar da concorrência depende muito da relação que a construtora tem com o cliente. Apenas quando ele está satisfeito faz indicações para conhecidos e contrata projetos futuros.

Busque ferramentas que permitam enviar fotos, relatórios e mensagens de maneira fácil e eficiente.

10. Controle financeiro

Manter as contas em ordem é uma necessidade que todos nas construtoras conhecem. O erro maior aqui é separar as contas do escritório, das contas dos projetos.

O controle financeiro eficiente deve sempre considerar a entrada e saída de recursos financeiros dos projetos separados e associá-los com o fluxo de caixa interno do escritório da construtora.

Se o financeiro não está preparado para administrar todos os custos e ganhos da construtora, muito provavelmente os lucros não serão bem investidos e os gastos sairão do controle. 

Isso significa que sua construtora pode estar gastando mais do que deveria sem saber.

Buscar uma ferramenta de controle que crie relatórios e garanta um acompanhamento eficiente do fluxo de caixa é essencial. 

Confira aqui as melhores práticas para o controle financeiro das construtoras >

Obra Prima: a solução para uma gestão de obra eficiente

Todos os pontos colocados sobre a gestão de obras podem ser otimizados com a solução Obra Prima. É um dos softwares do mercado de construção civil que auxiliam no controle de todas as etapas administrativa de uma construtora.

A tecnologia cada vez mais traz soluções para garantir que cada etapa, do planejamento à venda dos projetos possam ser controlados. 

Planilhas de controle de orçamento, cronogramas de obra virtuais e acessibilidade para a criação e compartilhamento de documentos como o Relatório Diário de Obras são algumas das facilidades que o mundo digital oferece.

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