Previsto vs. realizado na construção civil

Planejamento financeiro: como fazer a gestão eficiente do previsto vs. realizado na construção civil?

Previsto vs realizado na construção civil é uma análise que deve ser feita por toda construtora que deseja controle financeiro, da gestão de obra e sucesso de mercado.

Obras são processos que interferem diretamente no cotidiano de várias pessoas. Seja uma casa em reforma ou um prédio e construção, o barulho, a sujeira e a entrada e saída de trabalhadores e equipamentos podem incomodar muito quem tem que estar sempre perto.

Uma das principais formas de evitar que obras se tornem uma dor de cabeça maior do que devem ser é garantir que prazos sejam cumpridos. Atrasos custam dinheiro para o cliente que contratou o projeto, podem impactar no lucro da construtora e atrapalham a vida de todos.

Não é novidade para nenhum engenheiro gestor que o ponto central na redução de atrasos e impactos negativos no financeiro é o planejamento. Estruturar uma sequência de etapas e ações, analisar riscos e tomar medidas preventivas e estar preparado para problemas e alterações que possam surgir é ser proativo na redução desses impactos.

Ainda que o planejamento financeiro e do cronograma de obra seja realizado com todo o cuidado antes do início da obra, é impossível evitar que contratempos aconteçam. Lidar com eles pode ser mais fácil do que parece, basta uma gestão eficiente do previsto vs realizado na construção civil.

Acompanhe o texto e saiba o que é a relação entre previsto e realizado e como otimizar a gestão das construtoras, otimizando o planejamento financeiro.

Previsto vs realizado: construção civil com foco em otimização de gestão

Quando se pensa em etapas que formam um projeto de construção civil, é comum separar os passos como:

Pré-execução

  • Planejamento;
  • Licenças;
  • Apresentação de orçamento;
  • Assinatura de contrato.

Execução

  • Organização do canteiro;
  • Realização das etapas de construção.

Pós-execução

  • Limpeza do espaço;
  • Retirada de materiais e equipamento do canteiro;
  • Entrega das chaves;
  • Manutenção.

Essas são as partes consideradas como ciclo de vida de um projeto de construção civil. Cada uma delas exige cuidado e atenção para que tudo saia como esperado, atrasos sejam evitados e orçamentos sejam cumpridos.

O que pouco se comenta, no entanto, é que a fase de execução exige cuidado e um olhar mais atento por parte dos engenheiros e gestores. Não basta ter um cronograma de obras bem elaborado e um planejamento financeiro eficiente, é preciso acompanhar cada passo, evitando que surpresas gerem problemas.

É para isso que serve a análise de previsto vs. realizado. Com essa técnica, os responsáveis acompanham diariamente o que realmente foi feito dentro do cronograma estipulado, o que foi gasto do orçamento e o que não cumpriu com o esperado.

Quando o realizado avança mais do que o previsto na construção, ou quando os gastos são menores, a análise permite assumir que a lucratividade da construtora será maior. O contrário também pode acontecer e, nesse caso, é necessário corrigir problemas para não ter prejuízos. Quando o realizado não é o que estava previsto a conclusão é de que a obra está começando a enfrentar atrasos.

Alguns atrasos não são, exatamente, uma péssima notícia e sinal de prejuízo, podem ser corrigidos mais para a frente, avançando um pouco mais rápido em uma etapa mais simples. Na grande maioria das vezes, o atraso significa menos custos para a construtoras do que refazer o trabalho.

No entanto, se o gestor perde o controle e os erros e atrasos se tornam longos e recorrentes, o resultado final pode ser desastroso para a lucratividade e confiabilidade da construtora.

Planejamento financeiro eficiente depende de análises diárias

Formatar um orçamento e calcular todos os elementos pode parecer uma tarefa complicada, mas é essencial para um planejamento eficiente da obra. Com ferramentas de controle de orçamento a construtora encontra todas as facilidades que precisa para garantir que ele esteja correto e considere as margens de lucro corretas.

O primeiro passo é fazer o levantamento de todos os custos da obra. Identifique os materiais que serão utilizados, que tipo de mão de obra terá que ser contratada, se será necessário locar equipamentos e quais as estruturas de suporte para o canteiro de obra.

Lembre-se de considerar custos diretos e indiretos, não basta calcular os elementos mais práticos e diretos citados se você desconsidera gastos com água, eletricidade, processos internos do escritório, impostos, documentação, comissões de venda, deslocamento de equipe e taxas. Essas despesas variáveis, se desconsideradas, podem impactar muito o lucro da empresa.

Um dos erros mais cometidos ao elaborar um orçamento de obra é ignorar despesas fixas independentes do projeto. As contas de água, aluguel, telefone, salário de funcionários, limpeza e segurança do escritório da construtora chegam todo mês, com ou sem projetos, e não devem ser ignoradas.

Considera todos esses elementos e a margem de lucro no orçamento da obra é a única maneira de garantir que, ao final, a lucratividade da empresa seja mantida.

Quando pensamos a elaboração do orçamento nos termos de um planejamento financeiro, a análise de previsto e realizado ganha ainda mais importância. Acompanhar a evolução dos gastos de uma obra é a única maneira de garantir que a margem de lucro daquele projeto seja mantida.

A análise diária garante que medidas financeiras sejam tomadas para que imprevistos não resultem em prejuízo. Erros custam caro e ultrapassar o valor determinado em orçamento significa utilizar recursos da construtora, o cliente deixa de pagar pela obra e todo o financeiro sofre.

Problemas que impactam o planejamento financeiro na obra

Existem diversos problemas, resultantes de uma gestão de obra ineficiente ou de um planejamento pouco detalhado que prejudicam o planejamento financeiro realizado. São elementos que, à primeira vista, parecem simples, mas que podem custar caro para construtoras. Conheça aqui os principais:

Clima

Ainda que seja um elemento que não está sob o controle dos gestores, ignorar a previsão do tempo e possíveis mudanças prejudiciais gera muitos problemas. Obras que são realizadas em períodos de muita chuva, por exemplo, devem considerar a possibilidade de paralisação do canteiro no orçamento e no cronograma.

Ignorar intempéries climáticas no planejamento inicial significa correr um risco de atrasos e prejuízos, risco que pode ser evitado tomando cuidado de analisar o padrão climático da região para o período em que o projeto será executado.

Falhas de comunicação

Ter um canal eficiente de comunicação entre cliente, escritório, engenheiros e equipes é essencial para a evolução da obra. Se equipes e engenheiros não conseguem se comunicar entre si ou com os administradores da construtora, problemas levam mais tempo para serem solucionados e causam mais impactos do que se forem solucionados rapidamente.

Além da prática de troca de informações diárias, notificando problemas identificados nas análises de previsto vs realizado na construção civil, é essencial considerar a comunicação de metas e objetivos de projetos.

Oferecer às equipes e responsáveis informações claras sobre o que foi estabelecido no cronograma, orçamento e planejamento é essencial para que a obra aconteça exatamente como foi vendida ao cliente.

Controle de materiais

Existem diversos problemas que podem ser enfrentados em relação a materiais e o primeiro deles é o atraso de entregas. Organizar a encomendas de materiais com fornecedores é essencial e considerar a possibilidade de atrasos na elaboração do cronograma. Desconsiderar esse elemento pode significar a compra de materiais em urgência e gerar custos mais altos que o previsto.

O armazenamento desses materiais também deve ser considerado. De nada adianta tudo ser entregue no tempo certo se a falta de um ambiente para guardar tudo coloca a integridade dos materiais em perigo. Não é possível, em um período de chuva, deixar equipamentos elétricos em locais abertos, eles serão danificados e a substituição pode custar um tempo e dinheiro que a construtora não tem.

O último ponto está relacionado à qualidade de materiais. Ainda que cortar custos desnecessários seja essencial, abrir mão da qualidade dos materiais utilizados pode acabar saindo mais caro. A qualidade da obra depende da qualidade dos materiais. Materiais de pouca qualidade, por mais que custem barato, significam retrabalho, uso de mais material que o esperado e danos à estrutura no curto e médio prazo.

Não acompanhar cronograma

Ainda que a análise de previsto vs realizado seja mais focada no financeiro, ela também ajuda a manter um controle ainda maior do cronograma. Não fazer um acompanhamento eficiente da evolução da obra pode significar não identificar pequenos atrasos.

Pequenos atrasos diários podem não parecer um problema no dia a dia, mas podem cobrar caro nas fases finais da obra. Não ter tempo para um acabamento de qualidade, ainda que seja um atraso corrigível, pode significar uma qualidade menor na entrega do produto final, exatamente na etapa que fica mais visível para o cliente.

Acredite, ele vai notar a falta de cuidado e quem paga é a construtora, talvez não em dinheiro, mas em credibilidade, o que pode custar contratos futuros.

Orçamento incompleto

Se não acompanhar os gastos e custos no dia a dia já é um problema, imagine os prejuízos que um orçamento incompleto pode causar. Não considerar todos os elementos é o maior erro, como já mencionamos.

Tenha sempre o cuidado de verificar o orçamento antes de apresentá-lo ao cliente. Se mesmo assim surgirem pequenas alterações ou elementos a serem adicionados nas análises diárias não se desespere. Entre em contato com o cliente, analise as possibilidades de solução, trace estratégias de cortes de custos em uma outra etapa para compensar.

Pensar estrategicamente é essencial, quase tanto quanto análise de riscos e planejamento detalhado no pré-execução.

Seja estratégica: acompanhe o previsto vs. realizado na construção civil

Observando cada elemento apresentado, fica clara a necessidade de adotar análises de previsto vs realizado todos os dias. Para muitas construtoras pode parecer um grande esforço e a necessidade de aplicar muito tempo dos engenheiros gestores que seria melhor aproveitado em outras áreas.

Para construtoras que pensam estrategicamente, no entanto, o esforço e o tempo para essas análises não será um problema. Existem diversas soluções tecnológicas que servem como suporte para esses momentos e facilitam muito o trabalho de todos os envolvidos.

Do pré ao pós-execução, sempre existe uma planilha, software ou aplicativo para tornar o dia a dia das construtoras mais fácil. Já pensou em adotar um aplicativo para criação de orçamentos e de planilhas de cronograma de obras? Talvez essa seja a solução que falta para o negócio se tornar mais lucrativo.

Uma das melhores opções do mercado são os softwares de gestão de obra. Com todos os elementos essenciais para acompanhar as obras, da elaboração do projeto e assinatura do contrato até as manutenções recorrentes contratadas para o pós execução, é uma tecnologia que faz toda a diferença.

Relatórios diários de obra são outra possibilidade e vão de encontro exatamente com o que o previsto vs realizado propõe. Eles permitem o compartilhamento imediato de informações sobre a evolução da obra, garantindo que a construtora tenha em mãos tudo o que precisa para corrigir erros e evitar riscos sem comprometer o planejamento financeiro.

Quer conhecer melhor essas e outras soluções para a construção civil? Acompanhe os conteúdos e ferramentas que a Obra Prima prepara especialmente para tornar o dia a dia da construção civil mais simples e eficiente.