Oferecer praticidade, segurança e qualidade em todas as etapas da gestão de obras é o lema da rede Smart Solution, que reforçou os processos dessa metodologia com a tecnologia.

Quando precisa de uma reforma, o consumidor conta com muitas opções para encontrar um serviço adequado. Pode conversar com um vizinho, procurar nos classificados ou pesquisar no Google. Mas em todos esses casos, a garantia de qualidade na execução da gestão de obra parece depender do acaso.

E é exatamente a isso que a rede Smart Solution – Reforma e Acabamento, que tem franquias no Distrito Federal, em São Paulo, no Paraná, em Minas Gerais e no Pará, se opõe. Afinal de contas, para ter qualidade não é preciso abusar da sorte.

Aline Zinher, diretora da unidade do Água Verde, localizada em Curitiba, reforça que a rede é “pioneira e referência na execução de serviços com foco em reforma e acabamento”.

A adoção de uma tecnologia para a construção civil permitiu, de acordo com a diretora, que a metodologia Smart Solution ganhasse um reforço. O que contribuiu para a inovação em processos e para a consolidação da reputação das empresas como prestadoras de serviços de alto padrão e de qualidade.

A rede Smart Solution existe há sete anos. Nos dois últimos, adotou o Obra Prima e passou a contar com as funcionalidades especializadas de um sistema para construtora.

E os resultados dessa parceria, você pode acompanhar a seguir!

Inovação na metodologia Smart Solution

A primeira impressão de Zinher ao usar o sistema Obra Prima foi a de que ele “se encaixa perfeitamente à metodologia do escritório”. Não foram necessárias grandes adaptações para começar a usar o software, que hoje é a principal ferramenta para 26 colaboradores.

A tecnologia para construção civil proporcionou mais cuidado e controle em relação aos processos, já muito bem definidos pela rede. O que faz com que a Smart Solution tenha destaque no mercado, ao se tornar diferente de autônomos e construtoras.

Na visão da diretora, boa parte dos empreiteiros que trabalha por conta própria, não oferece contrato ou faz um acordo “de boca”. Nesse caso, a indefinição também recai em questões como cronograma e horário de trabalho. Já as construtoras convencionais não costumam pegar obras de curto prazo. Ou seja, evitam trabalhos em ambientes e obra pequenos.

A Smart Solution oferece serviços a um nicho que está no meio termo, para clientes que não abrem mãos de qualidade e bom atendimento. Mas qual seria a base da metodologia da rede?

Que metodologia é essa?

A diretora define a metodologia Smart Solution em três palavras. São elas a  praticidade, a segurança e a qualidade:

• Praticidade ao elaborar e oferecer o orçamento, o cronograma e a compra de insumos;
• Segurança garantida pelas escrita e detalhamento contratual;
• E qualidade na execução do projeto de obra e do atendimento.

Antes do uso de um sistema, Zinher afirma que as planilhas eram o único recurso disponível. Mas, devido à falta de praticidade, algumas etapas de controle e cadastramento acabavam suprimidas. O que, com a inovação promovida por uma nova ferramenta, deixou de ocorrer.

As etapas de trabalho ficaram mais claras e controláveis e continuam as mesmas, independentemente da adoção do sistema. Mas com um benefício maior: todas se tornaram mais fáceis.

“A tecnologia faz com que a metodologia seja aplicada fielmente”, explica a diretora, que esclarece os oito passos de operação da Smart Solution.

1. Cadastro do cliente;
2. Realização do orçamento prévio;
3. Realização do orçamento descritivo;
4. Fechamento do contrato;
5. Organização das equipes de execução;
6. Listagem e compra de materiais;
7. Acompanhamento diário da obra até a finalização;
8. Checklist de aprovação da obra.

Agora que você conhece e a metodologia da rede, pautada pelo rigor e pela qualidade, entenda de que forma o Obra Prima potencializa essa forma de fazer!

Das planilhas à tecnologia na construção civil

Obra Prima contribuiu para reforçar a praticidade nos processos da rede. “Usávamos planilhas automáticas, porém, pelo método, são vários itens a cumprir em cada etapa. Não conseguiria em uma única planilha dar conta de tudo. Tinha arquivos para cada passo: cadastro, orçamento e assim por diante”, relembra Zinher.

Era comum que, ao cadastrar um novo contrato, os analistas responsáveis pela tarefa pulassem a fase de registro. Ou seja, o contrato era redigido, mas sem um número de arquivo apropriado. O que prejudicava a formação da memória da própria empresa. Algo semelhante ocorria com o registro das etapas de obra.

E tudo isso e muito mais se resolveu com a tecnologia para construção civil. Confira a seguir como a orçamentação de gestão de obra também foi beneficiada.

Orçamento de obra automatizado

Na metodologia Smart Solution, outro item importante é a segurança. “Sempre conseguimos fazer um orçamento bem feito, mas não tínhamos automação”, argumenta a diretora da franquia. E isso significa que o risco de falhas estava descartado quando usavam planilhas, mas que a velocidade com que desempenhavam essa tarefa ficava comprometida.

A planilha padrão exigia que todos os valores de metragem de gestão de obra novos fossem preenchidos. Apesar de as fórmulas estarem prontas, fazer essa tarefa manual gerava retrabalho.

Além disso, manter tudo em um sistema para construtora facilitou o estabelecimento de uma relação contratual mais clara. Isso porque, os documentos ficam armazenados na nuvem do software, de modo acessível ao clientes. Assim, todos têm controle sobre o serviço executado e os respectivos pagamentos a serem efetuados.

Ter essa segurança ao oferecer e executar processos administrativos, permitiu à Smart Solution maior facilidade para lidar com a diversidade de serviços prestados. Desse modo, eles sabem quando há lucro e não precisam esperar até o desfecho de cada obra para conseguir ter visibilidade financeira.

A valorização do cliente

Por fim, o método Smart Solution é pautado também na qualidade. E foi justamente isso o que Zinher encontrou ao oferecer o Portal do Cliente no momento da venda de novos projetos de obra. Segundo ela, isso ajuda a transmitir a imagem de qualidade que está presente em todas as etapas da gestão de obras.

“Na apresentação da empresa já fornecemos a informação do Portal do Cliente. O cliente gosta e fica animado por ter essa informação”, relata a diretora, que reconhece na ferramenta um diferencial no momento de fechamento de novos negócios.

Com um portal de comunicação com clientes, o contato que era semanal passou a fazer parte do cotidiano. Antes, algum responsável técnico explicava o status da obra ao administrativo, para que fosse encaminhado um boletim semanal ao contratante.

Hoje, no diário de obra do sistema para construtora, Aline Zinher comenta que se tornou possível armazenar imagens fotográficas e vídeos. “Tudo isso sem a demanda pesar para o administrativo”, constata.

Outro motivo para usar essa ferramenta, está na formação de um histórico de projetos da rede, reforçando a qualidade, a praticidade e a segurança tão importantes para a metodologia do negócio.

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