Controle financeiro das construtoras para evitar contas em atraso

Construtora com contas em atraso? Confira as soluções para trazer mais eficácia para o seu controle financeiro!

Contas atrasadas só existem quando a construtora não possui controle financeiro. Saiba como solucionar esse problema.

O financeiro de construtoras não deve ser levado na brincadeira ou com desorganização. 

Ainda que os orçamentos sejam pensado para pagar pela obra, basta uma conta de água em atraso para trazer diversos problemas inesperados e muito maiores do que se pensava.

Imagine sua construtora com duas obras em execução e um projeto com o contrato quase assinado. 

Por um acidente (ou por falta de planejamento) a primeira obra precisa de mais tijolos. 

O valor pago pelos clientes já foi utilizado e o novo projeto ainda não recebeu o primeiro pagamento, sobra apenas o caixa da construtora para socorrer a emergência.

Tudo estaria bem, se por desordem do financeiro a conta de internet e de água do mês anterior não tivesse atrasado e, no momento do pagamento do valor do boleto com os juros, o caixa não tivesse ficado reduzido. 

Agora a construtora deve solucionar o problema: como pagar pelos tijolos e evitar atrasos sem dinheiro?

Nenhuma construtora quer passar esse tipo de aperto, atrasar entrega de obras, utilizar o dinheiro de uma obra em outra ou correr o risco de ter que recorrer à empréstimos. O

 único modo de não sofrer com essas dores? Controle financeiro.

Quer saber a melhor parte? Conseguir esse controle financeiro é muito mais simples do que as construtoras imaginam. 

Acompanhe aqui as melhores práticas para não atrasar contas e garantir os melhores resultados.

Os benefícios do controle financeiro

Dizer a uma construtora que controlar a entrada e saída de caixa da empresa e manter uma gestão eficiente do financeiro oferece benefícios pode parecer bobeira. 

No entanto, por mais óbvio que possa parecer, muitas empresas pensam que as vantagens estão só em saber quanto e onde os gastos estão.

A realidade do controle financeiro é muito mais ampla, principalmente com um bom sistema de gestão financeira e suporte das tecnologias. 

As vantagens são inúmeras e vão além do “quanto estou gastando”. Conheça aqui algumas delas:

1. Usar o dinheiro de forma mais inteligente

O controle financeiro mostra para a construtora onde estão os gastos, o que deve ser pago e o que é desnecessário. 

Além disso, a consciência de onde e quando o dinheiro entra e sai se torna maior.

Com essas informações planejar o uso dos recursos se torna mais fácil, compras desnecessárias são eliminadas e atrasos no pagamento de contas deixam de acontecer. 

É um controle muito mais inteligente do uso de dinheiro.

2. Operações com custos reduzidos

A medida que a construtora aumenta sua capacidade de direcionar o uso do dinheiro de forma mais eficiente, a gestão de obras se torna otimizada. 

Isso significa que os processos e operações se tornam mais dinâmicos e acabam exigindo menos recursos para funcionar.

Imagine, por exemplo, o controle de estoque. Com o financeiro bem organizado, o fluxo de caixa se torna mais visível e a necessidade de acumular materiais deixa de parecer uma boa ideia.

Assim, os recursos antes utilizados em compras por medo de ficar sem materiais são poupados, o que significa que a gestão de compra também está sendo otimizada.

3. Sempre cumprindo obrigações fiscais

Construtoras, principalmente as que trabalha com obras públicas, devem sempre prestar contas dos seus ganhos e gastos. 

Comprovar receita e se proteger de acusações de fraude e superfaturamento é muito importante, e só é possível se sua construtora tem documentação de cada uma das transações realizadas.

4. Chega de desperdícios

Não existe nada que motive economia de dinheiro quanto criar uma planilha clara e perceber quanto dinheiro é gasto e perdido por desorganização. 

Visualizar a quantidade de materiais que se quebram no transporte, quantos estragam por armazenamento incorreto e outras falhas cria a necessidade de organizar e eliminar desperdícios.

Quem nunca saiu apagando luzes depois de ver uma conta de luz mais cara que o normal, não é? 

É isso que o controle financeiro faz pela construtora, mostra exatamente onde os gastos estão excessivos para que desperdícios sejam identificados e eliminados.

5. Decisões tomadas do jeito certo

Com os benefícios citados até aqui, fica óbvia a possibilidade de tomar decisões melhores com um financeiro bem organizado.

Saber para onde os recursos estão indo, onde é possível economizar, quais desperdícios estão acontecendo e outros detalhes do funcionamento da construtora oferece bases sólidas para otimizar planejamentos e desenvolver processos cada vez mais eficientes.

6. Obras mais eficientes

Com decisões tomadas do modo correto e processos otimizados, a consequência sempre será obras com melhores resultados. 

Toda a capacidade de cumprir prazos, se manter dentro do orçamento e oferecer qualidade diferenciada depende da organização interna da construtora.

7. Chega de estourar orçamentos de obras

Controle financeiro e orçamentos de obras andam sempre de mãos dadas. 

Sem saber quanto dinheiro entra e sai das contas da construtora, as contas que deverão ser pagas e onde estão os desperdícios de dinheiros e materiais, dificilmente o orçamento será cumprido.

Imagine que, por falta de um bom controle financeiro, não havia dinheiro para a compra da quantidade de materiais necessários. 

Isso significa que, no momento em que ele for necessário, a construtora vai ter que fazer uma compra de emergência.

Ainda que muitas construtoras pensem “Ok, eu tenho dinheiro em caixa para isso”, a compra de emergência, em geral, significa preços mais altos. 

Mesmo que a construtora tenha dinheiro, o gasto com aquela obra vai sair acima do esperado, ou seja, estourando o orçamento e devorando o lucro do projeto.

8. Cotações unificadas para aproveitar oportunidades

Centralizar informações de materiais, preços e fornecedores em um sistema de controle financeiro permite realizar cotações em mais de um estabelecimento ao mesmo tempo. 

Dessa forma, a pesquisa de preços para a elaboração de orçamentos ganha muito mais facilidade.

Construtoras que usam os recursos que a tecnologia oferece para o financeiro nessa etapa têm ainda mais vantagem.

Com um software de gestão elas conseguem, por exemplo, não só criar uma tabela unificando as informações de todos os fornecedores, mas abrir canais de comunicação, utilizando a mesma plataforma para pesquisa, comunicação e compras. 

Assim, a visualização das informações fica mais clara e é possível tomar melhores decisões de onde e como utilizar os recursos.

9. Destaque entre fornecedores

A medida que as finanças se organizam e o controle dos recursos se torna maior, unificar compras fica mais fácil. 

Em lugar de comprar materiais para uma obra de cada vez, passa a ser possível fazer compras para mais projetos.

Pode parecer algo simplesmente ligado â logística, mas compras com valor mais alto podem abrir crédito com os fornecedores. 

Eles vêem um parceiro mais vantajoso e, assim, a construtora ganha destaque e novas oportunidades, além de se tornar uma prioridade de entrega, o que pode evitar muitos problemas.

10. Vantagens na hora de comprar

Se a construtora tem controle dos gastos, do fluxo de caixa, não atrasa as contas e tem um bom crédito com os fornecedores, as possibilidades se tornam infinitas.

A possibilidade de programar contas é uma das principais, isso porque a organização das datas de compras permite organizar prazos de entrega e nunca deixar o caixa no vermelho, pagando todos os boletos em dia, inclusive dos custos indiretos.

Outro grande benefício que nunca pode ser ignorado é o poder de negociação que a construtora ganha. 

Com o controle financeiro a construtora tem sempre em mãos informações reais sobre os preços dos fornecedores e concorrentes.

Assim, buscar negociações mais favoráveis, prazos de pagamento mais benéficos, descontos em compras grandes, vantagens na entrega, se tornam possibilidades muito mais palpáveis.

11. Menos erros por falha humana

Esquecer de pagar uma conta, fazer uma compra sem saber quando o cliente fará o pagamento, deixar de comprar materiais por falta de recursos, calcular errado os custos da obra. 

Esses são apenas alguns erros cometidos quando não se tem controle financeiro.

Se o financeiro da construtora não está em ordem, todas as etapas e departamentos envolvidos na obra sofrem. 

Um controle eficiente significa tirar um pouco da carga de muitas coisas para lembrar das costas das pessoas.

Quanto mais bem organizado o financeiro, menos erros porque alguèm esqueceu, errou uma vírgulas nas contas, não viu um dos zeros. 

Os erros humanos acontecem, mas podem ser muito reduzidos com um bom controle financeiro, muitas vezes até completamente eliminados.

Criar padrões elimina acasos e caos.

Melhores práticas de controle financeiro

Controlar as finanças traz muitos benefícios, mas só quando o controle é feito do jeito certo. 

Organizar tudo pode ser um desafio, são muitos detalhes e muitas mudanças para se acostumar, mas com 3 práticas simples é possível alcançar ótimos resultados:

1. Conheça suas contas

O primeiro passo para organizar o financeiro é saber o que existe para ser pago. Não se esqueça, o financeiro da empresa deve considerar cada uma das obras e, também, o escritório.

Conhecer os custos diretos e indiretos é muito importante e influencia até mesmo na hora de manter os custos da obra dentro do previsto. 

De nada adianta pensar em preços de materiais e esquecer que no fim do mês é preciso pagar a conta da internet.

Quer garantir a melhor margem de lucros considerando custos diretos e indiretos? Descubra o que é o BDI e como ele pode ajudar aqui.

2. Fique de olho nos prazos de pagamento

Todo pagamento que a construtora deve fazer, sejam contas, tributos fiscais, compras ou salários tem uma data de vencimento. 

Cumpri com esses prazos é essencial para manter as contas sempre em dia.

Claro, sempre pode acontecer da construtora estar em dificuldades e não ter o dinheiro para efetuar os pagamentos. 

Afinal, se você já atrasou pagamentos, nada impede que seus clientes passem pela mesma desorganização.

Se o cinto apertar, avalie com cuidados suas contas, escolha aquelas com menores juros ou que ofereçam menos risco para deixar atrasar. 

É preciso sempre ter prioridades. Tributos, licitações, contas muito altas, taxas de juros altas e algumas outras contas causam muita dor de cabeça se atrasarem, pague-as primeiro.

3. Tenha um sistema de controle

É possível fazer o controle do fluxo de caixa em livros caixa, planilhas do Excel ou softwares especializados. 

Existem inúmeras opções e, por menos funcionais que algumas sejam, qualquer escolha é melhor que ter zero controle.

Claro, construtoras que desejam se destacar no mercado e reduzir riscos de erros devem sempre buscar as soluções que melhor auxiliam no controle de caixa. Nessas horas, o suporte da tecnologia é essencial.

Existem dois tipos de softwares que podem ser usados para manter o controle financeiro: aplicativos de finanças e sistemas de gestão de obras. 

Na verdade, o sistema de gestão seria o ideal, já que oferece todo o controle financeiro com alguns elementos a mais. 

Nas duas opções é possível ter o cálculo do fluxo de caixa, lembretes de entrada e saída de dinheiro e notas de contas a pagar ou já pagas.

O diferencial do software de gestão de obras é a possibilidade de unificar o sistema financeiro com o departamento de compras e com a execução das obras. 

Assim, a construtora garante atualização constante dos dados e diminui ainda mais as chances de esquecer de uma compra ou pagamento.

Obra Prima ajudando no controle financeiro da sua construtora

Não é raro para o Obra Prima receber clientes com grandes dificuldades em manter o controle financeiro da construtora. 

Muitos já passaram pelo problema do atraso de contas e falta de caixa em momentos críticos.

Confira um dos depoimentos de nossos clientes que encontraram a solução no Obra Prima:

Mais importante que se desesperar com a possibilidade de esquecer é se prevenir e corrigir erros.

Conversando com um cliente o Obra Prima viu muitos problemas e soluções que são comuns a tantas construtoras. Preparamos um vídeo para mostrar como o OP ajudou a organizar o controle financeiro desse cliente.

Quer saber o que o Obra Prima pode fazer por você? Conheça tudo sobre nossas vantagens para o seu controle financeiro em nosso blog.