gestão de notas fiscais na construção civil

Tudo o que você precisa saber sobre como fazer a gestão de notas fiscais na construção civil

Descubra o que não pode faltar na hora de fazer a gestão de notas fiscais na construção civil e conquistar o tão desejado controle financeiro de sua construtora.

O controle financeiro de uma obra é tema constantemente debatido entre as construtoras. 

É impossível para qualquer empresa do setor controlar seu fluxo de caixa, garantir que os projetos sejam completamente pagos e conseguir manter a lucratividade e crescimento sem um bom controle financeiro.

A complexidade de manter essa gestão bem estruturada é grande. Obras de construção civil têm altos custos e muitas documentações e contratos para serem organizados e acompanhados constantemente.

Ter em mãos um guia básico de controle financeiro pode ser um grande diferencial, mas não se pode esquecer de um elemento muito importante para o controle das contas da construtora e que, mesmo assim, é muito deixado de lado: as notas fiscais.

Notas fiscais são a documentação de todos os gastos da construtora e, além disso, servem como comprovação de que os valores estabelecidos em contrato com os fornecedores foram os mesmos pagos.

Por esse motivo, um bom controle das notas fiscais é essencial para empresas da construção civil que desejam manter uma boa gestão de seus recursos financeiros. Sua construtora dá a devida atenção às notas fiscais? 

Que tal ter certeza descobrindo o que é essencial em uma gestão de notas fiscais eficiente?

Sua construtora conhece os tipos de notas fiscais que existem?

Sim, essa é a primeira pergunta a ser feita na hora de estabelecer uma boa gestão desses “documentos”. Não existe apenas um tipo de nota fiscal. Na verdade, construtoras, em geral, devem lidar com dois tipos: a nota fiscal do estado (NF) e a nota fiscal de serviços (NFS).

Além disso, é preciso considerar que essas notas possuem também suas versões eletrônicas, acompanhando a tendência de digitalização da construção civil e as novas tecnologias, são a NF-e e a NFS-e.

Para distinguir os dois tipos, vamos utilizar as explicações sobre as notas eletrônicas, já que as outras são sua versão impressa e mais simples. O que diferencia a NF-e e a NFS-e é o tipo de recurso adquirido pela construtora.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento de comprovação da compra de produtos, ou seja, é a nota que você recebe da loja ao comprar materiais de construção como tijolos, tintas, argamassa, ou de fornecedores de blocos pré-moldados e estruturas metálicas, por exemplo. É uma nota válida emitida pela Secretaria da Fazenda do estado onde as compras são realizadas.

Já a NFS-e, ou Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é emitida pela construtora ou empresa terceirizada responsável pelos trabalhadores e enviada ao município. 

Essa nota é emitida pela construtora por ser referente ao pagamento de serviços prestados, ou seja, é a comprovação de pagamento dos engenheiros terceirizados, mestres de obras, eletricistas, pedreiros e qualquer outro trabalhador que passe pelo canteiro de obras.

Como ter uma boa gestão de notas fiscais?

Ter uma gestão de notas fiscais na construção civil que ajude a manter o controle financeiro, crescimento e lucratividade da construtora pode parecer uma tarefa complexa, mas é mais simples do que você imagina.

Existem algumas dicas que podem ajudar sua construtora a fazer essa gestão de modo eficiente. No entanto, antes de qualquer dica, é importante destacar que sua construtora sempre deve pedir ou emitir nota fiscal para todas as compras de produtos ou pagamentos de serviços.

Nunca deixe de fazer ou pedir uma nota, ela é seu controle e também sua forma de comprovar tudo o que é gasto do orçamento.

Vamos para as dicas:

1. Invista em tecnologias para otimização de gestão

Tecnologias, principalmente aquelas que automatizam os processos, são sempre um grande benefício para as construtoras. São elas que ajudam a reduzir problemas por erro humano no momento de inserir dados nas ferramentas de gestão.

Buscar tecnologias que permitam registrar as notas fiscais eletrônicas pode oferecer muitas vantagens para a gestão desses documentos. Existem muitas ferramentas que:

  • Verificam as inconsistências nas NF-e e NFS-e;
  • Digitalizam notas fiscais impressas;
  • Decodificam informações;
  • Criam arquivos padrão para gestão facilitada de dados;
  • Têm integração com ERPs e outros softwares de gestão de obras;
  • Fazem armazenamento na nuvem.

Assim, com as tecnologias, mais do que evitar a digitação de um dado incorreto, a construtora poderá otimizar todo o controle das notas, decidindo para onde os dados devem ser duplicados, arquivando com segurança e facilitando a geração de notas e a prestação de contas quando necessário.

2. Armazenamento seguro

Se um dos destaques das tecnologias é sua integração com a nuvem, não é de se espantar que garantir um espaço de armazenamento seguro seja a segunda dica, não é mesmo?

Qualquer documento relacionado a uma obra de construção civil é importante e deve ser guardado. 

Eles são a proteção dos envolvidos caso surja algum problema e desacordo. 

Com todos os passos documentados é fácil saber o que gerou o erro e corrigi-lo.

Armazenar as suas notas fiscais, então, é um ponto que merece atenção. Se sua construtora está trabalhando com Notas Fiscais eletrônicas é importante lembrar que elas devem ser armazenadas em formato de arquivo.XML, exigência para que a autenticidade do documento possa ser comprovada.

A lei exige que notas fiscais sejam guardadas por 5 anos, seja na sua vida particular ou na sua empresa. As consequências para um negócio de não ter essa documentação se ela for pedida dentro desse período de 5 anos existem e ninguém quer ter que passar por multas e sanções.

Para as notas fiscais impressas, digitalizar e deixar uma cópia em back-up na nuvem é uma excelente ideia, além de um xérox impresso, principalmente porque sabemos que o papel utilizado em notas fiscais perde a impressão rápido. A nuvem e softwares de gestão são um bom lugar também para as notas eletronicas.

3. Pesquise as cargas tributárias

A gestão de notas fiscais na construção civil só é possível quando a construtora conhece as exigências e diretrizes aplicadas a esses documentos.

Conhecer bem quais são as isenções e incentivos dos quais sua construtora pode se beneficiar na região em que atua pode significar redução de custos, o que permite controlar melhor o financeiro e abre espaço para maior lucratividade.

Além disso, é importante conhecer bem a legislação, principalmente porque, no Brasil, as leis e decretos estão constantemente sendo reformulados. 

Essa legislação é essencial para garantir que sua construtora recolha todos os tributos que deve pagar e evitar problemas com o fisco.

4. Defina claramente processos fiscais e financeiros da construtora

Desenvolver sistemas, treinar os empregados do departamento fiscal, contábil e financeiro e investir em tecnologias eficientes de gestão são algumas das dicas que permitem que empresas estabeleçam processos mais eficientes na gestão de notas fiscais e no controle financeiro como um todo.

Claro, só funciona se cada uma dessas partes for tratada com a mesma importância que as outras. 

De nada adianta incluir tecnologias e não preparar seus funcionários para utilizá-las ou não definir um planejamento para que a geração e recebimento de notas fiscais tenha uma lógica na hora do tratamento de dados.

Assim como acontece com os projetos, a gestão de notas fiscais precisa de etapas e controle passo a passo para que erros não aconteçam ou passem despercebidos.

5. Tenha transparência fiscal

Com processos bem desenvolvidos, dados controlados, digitalizados e automatizados a construtora ganha muita transparência em seus processos fiscais. As notas fiscais devem ser incluídas nessa transparência.

Não adianta apresentar de maneira clara cada tributação, cumprir com as legislações da construção civil e prestar contas do uso do dinheiro do cliente se as notas fiscais não estão inseridas nesse processo.

Uma boa forma de garantir que ela faça parte dessa transparência é conhecer o ciclo de vida das notas, desde o momento em que são geradas pela construtora ou fornecedor até o momento em que deixam de ter validez, ou seja, ao final dos 5 anos que a lei pede para mantê-las.

Saiba onde elas foram geradas, a que se referem, quais as tributações que carregam e, ainda mais importante, organize essas informações de forma que a construtora sempre tenha uma visão geral e centralizada dos dados fiscais. 

6. Automatizar a recepção do XML da NF-e

Se é essencial ter arquivos organizados e com os dados corretos para as NF-e  e se sua validade depende desse arquivo ter formato .XML, automação é uma estratégia essencial.

É possível aproveitar as tecnologias para que as Notas Fiscais Eletrônicas sejam emitidas automaticamente contra seu CNPJ, evitando erros no processo e garantindo segurança e facilidade para a gestão de notas fiscais na construção civil.

Com essa automatização, além de reduzir os erros na geração do documento, a construtora ainda tem dado para gerar relatórios de andamento fiscal e garantir que eles sejam armazenados de maneira segura.

A automação ainda ajuda a garantir que todas as notas sejam geradas de acordo com as exigências da lei, realizando a validação junto à Sefaz sem problemas e reduzindo os riscos de erros na escrituração.

Outra vantagem é que, mesmo que algum erro ocorra, a automação vai garantir que ele seja identificado e possa ser corrigido antes que cause problemas mais graves para a empresa.

Lembre-se sempre que proteger a sua construtora contra fraudes fiscais depende desse controle de processos e redução de falhas, oferecendo um suporte maior para que o departamento financeiro e de contabilidade possam trabalhar mais tranquilos e menos sobrecarregados.

7. Conhecimentos da compliance fiscal

Sim, vamos colocar o respeito às normas e legislações fiscais separada das outras dicas, ainda que já tenha sido mencionada na dica anterior. 

Nenhuma construtora deve se espantar quando dizemos que compliance fiscal é essencial na gestão da construtora, mas você sabia que ela faz diferença, também, na gestão de notas fiscais?

Pois é, autuações fiscais e o não cumprimento das obrigações estabelecidas não prejudica só o projeto, mas todos e cada um dos departamentos internos da construtora. 

Sem conhecer bem o que é necessário para que a compliance fiscal seja alcançada, certamente suas notas fiscais vão sair com erros e toda a gestão vai por água abaixo, sofrendo com multas, autuações e perdendo a transparência fiscal e financeira não só nas comprovações legais, mas também para o cliente..

Descubra mais sobre a importancia da compliance na construção civil aqui >

Obra Prima: facilitando a gestão de notas fiscais com integração com a Sefaz

Uma das funcionalidades mais recentes do software de gestão de obras Obra Prima é focada especialmente na gestão de notas fiscais na construção civil. Basicamente, o que a funcionalidade faz é verificar cada nota fiscal lançada no CNPJ na plataforma da Sefaz e trazer os dados para o software Obra Prima.

Com essa integração, nossos clientes podem criar ordem de compras vinculadas às notas fiscais, com ou sem os insumos ou gerar um novo documento financeiro para um projeto específico. É importante lembrar que tudo isso já está integrado não só com o Sefaz, mas também com o departamento financeiro da construtora, que também tem sua área na plataforma.

Dessa forma, o Obra Prima elimina o cadastro manual de insumos e notas fiscais e torna o dia a dia do controle financeiro e da gestão de notas fiscais na construção civil muito mais simples.

Quer saber exatamente como fazer essa integração e configurar a funcionalidade? Acompanhe o vídeo sobre Notas Fiscais e Integração Sefaz do Obra Prima >

Essa funcionalidade pode ser uma grande vantagem competitiva para a sua construtora, que terá uma gestão de notas fiscais organizada e eficiente, muito mais controle dos orçamentos de obras e nos fluxos de caixa.

Além disso, coloca as notas fiscais no lugar onde devem estar: no centro do controle financeiro da sua construtora e dentro das estratégias para gerar crescimento e lucratividade.

E sua construtora, já começou a automatizar e otimizar a gestão de notas fiscais na construção civil e colher os frutos desse investimento?

Experimente o nosso software de gestão de obras